Delo katerega koli podjetja je nemogoče brez zaposlenih. Za poenostavitev obračunavanja gibanja oseb nekateri delodajalci med poslovnimi dejavnostmi praviloma uporabljajo tako imenovane osebne datoteke. Na splošno pojem "osebna datoteka" pomeni neke vrste arhiv, ki vsebuje vse osebne podatke o delujočem zaposlenem. Uporaba takšnega računovodskega sistema ni potrebna za pravne osebe, za državne institucije pa so osebne mape obvezna postavka.
Navodila
Korak 1
Praviloma delavec ob prijavi na delovno mesto napiše prošnjo za zaposlitev. Vi, ki se strinjate, da ga sprejmete na položaj, sestavite naročilo (naročilo) za sprejem. Nato naredite kopije vseh dokumentov, na primer iz potnega lista, poročnega lista itd.
2. korak
Na tej točki sestavite osebno datoteko. Upoštevajte, da je treba za vsakega zaposlenega ustvariti ločene mape. Naredite kopije vseh naročil, na primer delovnega naloga. Potrebovali boste tudi kopije iz delovne knjižice, dokumenta o izobrazbi, torej vseh kopij dokumentov, ki jih imate na voljo zaposlenemu.
3. korak
Ko so narejene vse kopije, jih vložite. Upoštevajte, da se bo ta primer z delom povečal. To pomeni, da če so izdani ukazi zoper tega zaposlenega, na primer ukaz za napredovanje, ukaz za imenovanje odgovorne osebe, ukaz za odobritev dopusta itd., Jih boste morali narediti in poslati na vaš osebni spis v kronološkem vrstnem redu … To velja za vse kadrovske dokumente v zvezi z zaposlenim.
4. korak
Naredite notranji popis, da se boste lahko zlahka seznanili z vsebino primera. Izpolnjuje se tudi v kronološkem vrstnem redu. Vsi dokumenti v popisu morajo imeti serijsko številko, datum sestavljanja, naslov, število listov in po možnosti kakšno opombo.
5. korak
Osebne evidence zaposlenih mora voditi odgovorna oseba, imenovana z odredbo vodje. Popravke dovoljuje le roka te odgovorne osebe, informacije pa si je mogoče ogledati samo v prisotnosti te osebe.
6. korak
Ko odpustite zaposlenega, zaprite njegov osebni dosje, torej povzemite, oštevilčite liste, napišite skupno število strani, vse zašite in oddajte v arhiv organizacije, medtem ko izpolnite dostavni seznam.
