Osebna mapa je zbirka dokumentov, ki vsebujejo podatke o zaposlenem od trenutka podpisa naloga za zaposlitev do datuma izdaje naloga za odpoved. Pri nas je obvezno vodenje osebnih datotek samo za javne uslužbence. Vendar pa večina podjetij in organizacij raje organizira in beleži podatke o zaposlenih.
Navodila
Korak 1
Osebni dosje praviloma vsebuje naslednje podatke o zaposlenem: osebni evidenčni list, kopije dokumentov o izobrazbi, kopijo naloga in prijave za zaposlitev, pogodbo o zaposlitvi, spremembe in dopolnitve le-te, dokumente o potrjevanju in izpopolnjevanje in tudi drugi dokumenti, ki so potrebni za kadrovsko službo (kopija poročnega lista, rojstnega lista, potnega lista, vojaške izkaznice itd.).
2. korak
Osebna mapa vsakega zaposlenega je sestavljena v ločeni mapi s kartonsko platnico - vezivo. Vsebuje rekvizite: priimek, ime, patronim zaposlenega, datum začetka zadeve. Po odpustu zaposlenega se osebni spis zapre. Dokumente je treba brez okvare oddati v arhiv.
3. korak
Zaprte osebne mape so oštevilčene, sestavi se notranji popis spisov. Dokumenti v mapi se zbirajo v kronološkem vrstnem redu - od trenutka prihoda zaposlenega do datuma odpovedi. V istem vrstnem redu je sestavljen interni popis. Oštevilčenje listov popisa je ločeno od oštevilčenja dokumentov osebne mape.
4. korak
Osebni spisi zaposlenih se izdajo samo upravitelju ali drugim osebam po naročilu upravitelja, pa tudi zaposlenemu samemu. Informacije, shranjene v osebni mapi, so zaupne, kar pomeni, da jih ni mogoče razkriti tujcem. Prepovedano je spreminjati prejšnje dokumente osebne datoteke in jih tudi izvleči.
5. korak
Kadrovska služba vodi evidenco le o trenutnih zaposlenih. Dokumenti odpuščenih zaposlenih se prenesejo v arhiv. Tam so shranjeni 75 let, osebne mape menedžerjev, menedžerjev pa tudi oseb z nagradami in diplomami so nedoločene.
