Osebne datoteke vseh upokojenih in upokojenih uslužbencev je treba poslati v arhiv na hrambo (17. člen zveznega zakona št. 125-F3). Uslužbenec kadrovske službe je dolžan pripraviti mape z dokumenti in jih iz roke v roko prenesti pooblaščenemu uslužbencu arhiva.
Potrebno
- - mape;
- - vezivo;
- - svinčnik;
- - inventar;
- - prenos inventarja.
Navodila
Korak 1
Preden osebne datoteke oddate v arhiv, skrbno pripravite vse razpoložljive dokumente, ki so ostali v kadrovski službi po odpuščanju zaposlenih. Zakonodaja določa določene roke, v katerih je treba imeti čas za prenos osebnih datotek zaposlenih v arhivsko hrambo. Ne smejo presegati 12 mesecev po odpovedi.
2. korak
Vsako osebno datoteko razporedite v obratnem kronološkem vrstnem redu. Če je bila med zaposlitvijo prva stran prošnja zaposlenega za zaposlitev, bo v arhivskih dokumentih prva stran odstopno pismo.
3. korak
Vse liste zložite v pravem vrstnem redu, vložite datoteko z vezavo, številko po vrstnem redu. Na posebnem listu naredite popis. Vse vezane strani osebne datoteke vnesite pod serijsko številko.
4. korak
Na vrh vseh strani pritrdite inventar. Če osebnega dosjeja izpolnjujete za vsakega zaposlenega posebej, ga položite v kartonsko mapo, z velikimi tiskanimi črkami napišite prvo črko priimka zaposlenega in leto odpovedi.
5. korak
Pri prenosu primerov v arhiv je dovoljeno v eno mapo shraniti več primerov upokojenih uslužbencev, vendar število listov v njej ne sme presegati 250. V eno mapo primere upokojenih zaposlenih shranite v enem letu, katerih imena se začnejo z isto črko. Takšna registracija osebnih datotek se najpogosteje uporablja v velikih podjetjih, kjer v enem letu mine velik pretok osebja.
6. korak
Za vse pripravljene primere sestavi prenosni list, ki ima enotno obliko. V stolpec št. 1 zapiši serijsko številko vsakega primera, v stolpec št. 2 - indeks vsakega primera po nomenklaturi, št. 3 - ime naslovov primerov, št. 4 - datumi, Št. 5 - število listov, prenesenih za vsak primer posebej, št. 6 - obdobja hrambe, št. 7 - dodatki ali obstoječe opombe.
