V skladu s 17. členom zveznega zakona 125-F3 se datoteke upokojenih zaposlenih lahko prenesejo v arhiv. Pred oddajo dokumentov jih je treba vložiti, oštevilčiti, popisati in okrasiti s platnicami. To mora opraviti pooblaščeni uslužbenec.
Potrebno
- - mapa;
- - vsi dokumenti;
- - svinčnik;
- - inventar;
- - dostavni seznam.
Navodila
Korak 1
Če želite primer odstopljenega uslužbenca prenesti v arhiv, razporedite dokumente v obratnem kronološkem vrstnem redu. To pomeni, da ste bili ob zaposlitvi sestavljeni iz osebne mape, katere prvi list je bila prošnja za delo. Pri prenosu primera v arhiv bo prvi list odstopno pismo.
2. korak
Ko vložite osebni spis zaposlenega, hkrati sestavite popis dokumentov, ki jih je treba vložiti. V osebno mapo za prenos v arhiv vpišite vse razpoložljive dokumente: vprašalnik ali življenjepis, kopije dokumentov o izobrazbi, kopije odredb o zaposlitvi, odpuščanju in druge odredbe, ki so bile izdane med delom zaposlenega. To so lahko ukazi za zvišanje ali znižanje plač, premestitev, opravljanje dodatnih nalog itd. Priložite tudi vsa potrdila, ki jih je zaposleni kdaj predložil vaši organizaciji, kopijo pogodbe o zaposlitvi, dodatne dogovore, predpise v zvezi z delom zaposlenega.
3. korak
Datoteko shranite v mapo z vezavo, v zgornjem desnem kotu oštevilčite vse liste. To je treba storiti s preprostim svinčnikom. Na vrhu vložite inventar, podpišite mapo, na začetno črko priimka zaposlenega vstavite črkovno kodo in v velikem številu na naslovnico mape leto odpovedi iz vašega podjetja.
4. korak
Lahko si zabeležite leto odpovedi za enega zaposlenega ali za več, ki so v enem letu odpovedali. Če štejete več zaposlenih, shranite vse osebne datoteke v eno skupno mapo in na naslovnici podpišite leto odpovedi. V eno mapo lahko shranite največ 250 listov. Vsakega zapletenega primera oblikujte ne samo po letu odpovedi, temveč tudi po abecedi priimkov.
5. korak
Ko vse primere prenašate v arhiv, sestavite dostavni seznam. V prvem stolpcu navedite redne številke zadev, v drugem pa indekse vseh zadev po nomenklaturi. Tretji stolpec se izpolni z imenom naslovov, četrti - z datumi, peti - s številom listov, šesti - z rokom uporabnosti, sedmi stolpec lahko izpolnite, če obstajajo opombe ali dodatki.
