Pravilno shranjevanje dokumentov je pomemben element pisarniškega dela. Preden pošljete papirje v arhiv, jih je treba utripati. Če želite to narediti, morate poznati osnovna pravila za arhiviranje primerov.
Potrebno je
- - šilo;
- - igla;
- - ostra nit;
- - lepilo.
Navodila
Korak 1
Vse liste oštevilčite s črnim svinčnikom. Številka je postavljena v zgornji desni kot. Postavite dokumente v kronološkem vrstnem redu, začenši z najstarejšim. Če so ovojnice s priloženimi dokumenti, morate oštevilčiti ovojnico in nato vsak dokument v njej.
2. korak
Odstranite vse sponke za papir in druge kovinske dele. Če vaš dokument nima roba za vložitev, nanj prilepite košček papirja. Pripravite vse papirje na šivanje, tako da štiri luknje položite v kartonski pokrov.
3. korak
Snope dokumentov je treba vpeti s spono, preboditi s šilom ali izvrtati s posebno napravo za šivanje dokumentov. Ne da bi odstranili sponke, papirje šivajte z dolgo iglo z uporabo grobe niti, vrvice ali traku.
4. korak
Za pravilno šivanje je treba iglo spraviti s hrbtne strani v luknjo, ki je druga po vrsti, iglo spraviti vzdolž zadnje strani in se znova vrniti v drugo luknjo. Po tem je treba iglo izvleči na sprednjo stran in prišiti drugo luknjo, vendar že od zgoraj. Navoj izvlečemo s hrbtne strani, njegova dva konca pa pritrdimo, tako da je mogoče navoje zapreti s papirjem (paus papir).
5. korak
Pečat organizacije se da na papir, prilepljen na niti, uradniki (direktor, glavni računovodja) pa se tudi podpišejo. Na kartonski ovitek je zlepljen popis dokumentov, ki so vloženi v snop. V njej mora biti navedeno ime organizacije in njene strukturne enote, datum, datum hrambe dokumentov in arhivska koda, če je sprejeta v vaši organizaciji.
