Prenos kakršnih koli dokumentov v arhiv ureja zvezni zakon št. 125-F3 "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji". Dokumenti morajo biti pripravljeni, opisani, vloženi in oštevilčeni. To je treba storiti v 12 mesecih po zaključku zadeve.
Potrebno
- - mapa;
- - vezivo;
- - preprost svinčnik;
- - dokumentacijski popis;
- - prenos inventarja.
Navodila
Korak 1
Če želite dokumente prenesti v arhiv, jih uredite po vrstnem redu. Vrstni red gnezdenja mora biti v kronološkem vrstnem redu. Če na primer napotujete na kazensko zadevo, bo prva stran kopija sodne odločbe, druga predhodna odločba, naslednja pa preiskava primera, ki se začne od zaključka. Če dokumente prenesete iz kadrovske službe v arhiv, je prvi list prošnja za razrešitev, drugi sklep o odpovedi, tretji so vsi dokumenti po datumu od konca.
2. korak
Oštevilčite vse liste, začenši s številko ena, po vrstnem redu postavitve. Oštevilčenje opravite s preprostim svinčnikom, a jasno. Naredite popis dokumentov, na koncu napišite, koliko številk in strani ste dobili, postavite svoj podpis, datum, ko je bil popis sestavljen, pečat organizacije, podpis vodje.
3. korak
Vse liste pritrdite z vezivom, na vrh pritrdite inventar. Na mapo vnesite črkovno kodo z priimkom državljana, s katerim prenesete zadevo, in letom prenosa dokumentov v arhiv. Leto bi moralo biti enako, v katerem se je zadeva končala.
4. korak
Za vsak primer naredite ločeno mapo ali pa vse primere v enem letu zložite v eno veliko mapo in napišite šifro in črkovno kodo, to pomeni, da lahko uporabljajo le primeri tistih državljanov, katerih priimek se začne z isto črko shranite v eno mapo. Če pa v eno veliko mapo izpolnjujete številne dokumente, potem število običajnih listov ne sme presegati 250.
5. korak
Pred prenosom primerov v arhiv sestavite popis prenosa. Prvi stolpec inventarja je namenjen vnosu zaporednih številk vseh primerov, drugi pa indeksom v nomenklaturi. V tretji stolpec vnesite ime vseh naslovov, v četrtega - datum prenosa, v petega - število listov, v šestega - določena obdobja hrambe primera v arhivu, v sedmi stolpec, vnesite vse dodatke in opombe. Najpogosteje se izpolni sedmi stolpec, če v dokumentih iz nekega razloga manjkajo listi ali če ste jih takoj napačno vpisali v popis dokumentov in naredili spremembe.
