Pomembno dokumentacijo - pogodbe, račune, akte - je treba v podjetju hraniti dlje časa. Za nekatere vrednostne papirje je to obdobje pet ali celo deset let. Da se dokumenti ne bi nagubali ali izgubili, jih je treba pravilno shraniti in arhivirati.
Potrebno
- - mape - vezivo;
- - pregledne datoteke - žepi.
Navodila
Korak 1
Če želite vložiti pogodbo, počakajte, da jo podpišejo vsi zainteresirani. Pridobite podpise izvršnih direktorjev obeh strani in pritrdite njihove pečate. Nato naredite kopije dokumenta in jih razdelite vsem vpletenim.
2. korak
Dajte pogodbi številko. Vsebovati mora številke in črke. Na primer 123-AB. Vnesite številko podpisa dokumenta.
3. korak
Ustvarite dnevnik pogodb. Tam vnesite številko dokumenta, datum podpisa in pravno osebo, ki ji pripada. Številke morajo biti ena za drugo, odvisno od tega, kdaj je bila pogodba podpisana.
4. korak
Če je v podjetju več pravnih oseb, mora imeti vsak dnevnik pogodb svojega. Tako se boste izognili zmedi.
5. korak
Pogodbo shranite v ločeno datoteko. Če je pogodb več, spravite vse v en žep. Tako boste lažje primerjali dokumente in jih po potrebi našli.
6. korak
Datoteko vstavite v vezivo in pritrdite s posebnimi držali. Ne polnite ga tesno, dokumenti bodo nagubani. Na hrbtenico mape napišite pravno osebo, dokumenti, za katere so v njej shranjeni, in leto, v katerem so bili podpisani.
7. korak
Po preteku treh let lahko mape s pogodbami pošljemo v skladišče. Zložite jih v kartonske škatle in postavite na mesto, ki ni dostopno vlagi. Na embalaži navedite tudi pravno osebo, na katero se dokumenti nanašajo, in leto podpisa pogodb.
8. korak
Računi in akti se vložijo na enak način kot pogodbe. Toda namesto papirnega registra dokumentov je bolje imeti elektronski. Na primer v programu "1C: Računovodstvo". Brezplačno ga lahko prenesete tukaj: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. To vam bo omogočilo ne samo vodenje evidence vseh vrednostnih papirjev, temveč tudi izvajanje različnih operacij z njimi - tiskanje dodatnih kopij, odpravljanje napak itd.
