Ogromno in ločeno področje arhivskega dela so tista vprašanja, ki se nanašajo na pripravo dokumentov za njihovo dostavo v arhiv organizacije. Zato si zaslužijo resno pozornost, saj se v tej fazi dela z dokumenti pogosto delajo različne metodološke in praktične napake, ki lahko v prihodnosti povzročijo negativne posledice pri delu arhiva.
Navodila
Korak 1
Vsa dela v zvezi s prenosom dokumentov v arhiv, vključno s kadrovskimi, običajno delimo na naslednje faze: - najprej je treba izvesti oblikovanje dokumentov v trenutni produkciji in po njenem zaključku;
- po oblikovanju zadev jih je treba sestaviti v skladu z vsemi ustaljenimi pravili;
- nato opravite pregled vrednosti in se pripravite na arhivsko hrambo;
- opraviti popis vseh dokumentov, prenesenih v arhiv organizacije;
- na zadnji stopnji prenesite uradne papirje v arhiv organizacije.
2. korak
Najprej morate pravilno oblikovati dokumente, povezane z osebjem v določenih kompleksih, to je v primerih. V posebnih mapah bi morali biti takšni uradni listi oblikovani kot naročila za različne vidike dejavnosti zaposlenih v podjetju, za osebje, ki ima za shranjevanje določene različne časovne okvire. To stopnjo je treba izvesti, ker je del naročil, ki se nanašajo na osebje, namenjen izključno veljavnim vprašanjem, ki vplivajo na kraj dela, pa tudi bonusom zaposlenim in selitvi na delovno mesto. Ta vrsta papirja mora biti shranjena v arhivu podjetja najmanj petinsedemdeset let. Hkrati večina naročil, ki se nanašajo na sestavo osebnosti, odraža operativna vprašanja zaposlenih v podjetju: naročila za službena potovanja, dežurstva, počitnice itd. Takšne dokumente je treba hraniti pet let. Za lažjo uporabo iskanja in lažje delo v različnih primerih je treba oblikovati dokumente petletnega in petinsedemdesetletnega obdobja.
3. korak
Pravilno je treba oblikovati osebne račune zaposlenih v podjetju in vseh zaposlenih, ki se nanašajo na podatke o plačah strogo po abecedi. Vsi papirji v osebnih mapah naj bodo urejeni le v kronološkem vrstnem redu glede na datum njihovega prejema. Prav tako je treba za vse prispevke, ki se nahajajo v mapi, sestaviti arhivski popis, ki vsebuje podrobnosti, kot so: - ime prispevka;
- serijska številka papirja, vključenega v popis;
- število listov v dokumentu;
- datum in številka dokumenta (če je potrebno);
- zbirni zapis o številu listov papirja, vključenih v osebno mapo;
- Opomba.
