Registracija dokumentov za oddajo v arhiv se izvede po koncu leta. Tako so dokumenti pripravljeni za hrambo v povezavi z uveljavljenimi pravili. Glede na čas hrambe in vrednost dokumentov se primeri zaključijo v celoti ali po poenostavljenem sistemu.
Navodila
Korak 1
Naredite seznam primerov za dokumente začasne hrambe (do vključno 10 let). Preverite pravilnost oblikovanja primera (ali obstajajo dokumenti s trajnim skladiščenjem). Pustite primere v mapah, sistematizirati jih je treba po nomenklaturi zadev in jih ni treba oštevilčiti. Zadeve se predajo arhivu po nomenklaturi zadev.
2. korak
Za primere dolgotrajnega skladiščenja (nad 10 let) se izvede naslednje:
1. Vezava ohišja (obrobljena v trdo mapo ali prevleka z močnim navojem v štirih luknjah ali pa je lahko vezana).
2. Številčenje listov (izvedeno s črnim grafitnim svinčnikom v zgornjem desnem kotu, ne da bi se dotaknili besedila dokumenta).
3. Sestavljanje potrditvenega napisa (navedite, koliko listov je obrobljenih, ali je poškodovana, znak in datum).
4. Sestavljanje notranjega popisa dokumentov (za primere s posebej dragocenimi dokumenti, osebne, sodne in preiskovalne zadeve itd.). Na koncu popisa navedite število dokumentov v zadevi in število listov popisa.
5. Registracija vseh podrobnosti naslovnice zadeve (ime institucije, strukturne enote, uradni indeks zadeve, naslov zadeve, rok uporabnosti zadeve.
3. korak
Naredite popis dokumentov za trajno ali dolgoročno hrambo. Vključevati mora številko posameznega primera ter razkriti njegovo vsebino in sestavo v naslovu primera. V popisu mora biti navedeno tudi obdobje hrambe ohišja. Navedite število primerov ter število prvih in zadnjih primerov, podpis in datum. Za kadrovske primere je sestavljen ločen popis.
4. korak
Pripravljene datoteke oddajte v arhiv. Arhivski referent bo v vaši prisotnosti preveril število primerov po nomenklaturi ali popisu, naredil potrditveni napis, označil število pogrešanih primerov, določil datum sprejema in predaje zadev. Popis potrdijo podpisi oseb, ki so opravile prenos in sprejemanje zadev.
