V svojih proizvodnih dejavnostih vsako podjetje ustvari veliko dokumentov, ki jih je treba hraniti nekaj, včasih pa tudi precej dolgo. Za to je potrebna organizacija arhiva.
Navodila
Korak 1
Ustvarite potrebne pogoje za shranjevanje dokumentov v arhivu. Najprej je treba prostor zaščititi pred neposrednim vplivom sončne svetlobe, raven vlažnosti zraka ne sme presegati dovoljene ravni, zapreti pa mora tudi dostop nepooblaščenim osebam.
2. korak
Upoštevajte, da v skladu z zahtevami za prostore arhiva njegova postavitev ni dovoljena v lesenih stavbah, dotrajanih stavbah, stavbah z vlažnimi temelji, podstrešjih ali kletnih prostorih. Hkrati bi morali biti prostori, namenjeni hrambi različnih arhivskih dokumentov v adaptirani stavbi, izolirani od ostalih prostorov, ki se nahajajo v tej stavbi. Prav tako ni dovoljeno, da se arhiv nahaja v prostorih stavbe, v katerih so javne gostinske službe, organizacije, ki hranijo kemikalije ali nevarne snovi, skladišča hrane.
3. korak
Arhiv organizacije poiščite v stavbi, prilagojeni ali posebej izdelani za shranjevanje zapisov. Prostor je treba odstraniti iz nevarnih predmetov v skladu s požarno varnostjo. Sem spadajo na primer parkirišča, bencinske črpalke, garaže. V bližini prostorov arhiva podjetja ne sme biti nobenih predmetov, ki onesnažujejo zrak.
4. korak
Pri izbiri prostora, primernega za organizacijo arhiva, upoštevajte, da je za normalno delovanje arhiva potrebnih več ločenih prostorov: arhivska shramba; prostor za sprejem dokumentov; prostori za uporabo shranjenih dokumentov; delovna soba za zaposlene v arhivu.
5. korak
Odstranite arhivsko skladišče stran od laboratorijskih, gospodinjskih in industrijskih prostorov. Hkrati bodite pozorni, da nima skupnih prezračevalnih kanalov in je ločen od sosednjih prostorov z ognjevarnimi stenami in stropi z mejo požarne odpornosti najmanj dve uri. Tudi v arhivski sobi je izključeno polaganje kanalizacijskih in vodovodnih cevi.
6. korak
Pripravite za organizacijo hrambe "Pravilnik o hrambi dokumentov" in ga potrdite z glavo. Poleg tega je treba po odredbi predstojnika določiti osebo, ki bo odgovorna za arhiv. Prav tako se ustanavlja posebna strokovna komisija, ki bo občasno izvajala pregled dokumentov glede skladnosti z njihovimi roki hrambe.
