Pravilno organizirano pisarniško delo je eden od sestavnih delov uspešnega dela katerega koli (tudi majhnega) podjetja. Prvi vtis poslovnih partnerjev je dejansko odvisen od tega, kako so sestavljeni glavni dokumenti (naročila, navodila, pisma itd.). Pomembno je tudi, kako hitro prehajajo tokovi dohodne, odhodne in notranje dokumentacije.
Navodila
Korak 1
Za potek dela v podjetju bi moral biti odgovoren določen zaposleni. Če podjetje ni zelo veliko, je to tajnik, pomočnik tajnika. Če organizacija vključuje več pododdelkov (zlasti če imajo različne teritorialne lokacije), je organizirana služba predšolske vzgojno-izobraževalne ustanove (dokumentacijska podpora vodstvu).
Oni razvijajo navodila podjetja za pisarniško delo, jih pregledujejo in spreminjajo. Pri pripravi dokumenta lahko za osnovo vzamete "Pravila pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih".
2. korak
To je pomembna, ključna stopnja, ker po odobritvi navodil za pisarniško delo morajo dokumenti v podjetju ustrezati določenemu slogu:
- lokacija podrobnosti (vzdolžna, kotna);
- pisava podjetja;
- format (velikost papirja, zamiki).
Navodila morajo poleg vzorčnih obrazcev podjetja odražati tudi vprašanja, kot so organizacija registracije dohodnih / odhodnih dokumentov; organizacija nadzora nad izvrševanjem dokumentov in sprejetih odločitev; priprava in prenos dokumentov v arhiv itd.
3. korak
Oblikovanje map, v katere so vloženi dokumenti določenega predmeta, je treba izvesti v skladu z nomenklaturo primerov. Razvije ga oseba, zadolžena za vodenje evidence, na podlagi "Seznama standardnih upravljavskih dokumentov, ustvarjenih v dejavnostih organizacije, ki navajajo čas shranjevanja."
4. korak
Ker je delo pri razvoju nomenklature primerov obsežno, zahteva obsežno znanje, je pravilneje, da se delo na njem organizira s sodelovanjem predstavnikov posameznih služb in oddelkov. Sestavijo sezname primerov (tudi z navedbo obdobij hrambe), ki se oblikujejo v službi ali oddelku, predšolska vzgojno-izobraževalna ustanova pa za podjetje izdela zbirno nomenklaturo primerov.
5. korak
Za lažje delo z dokumenti vse več podjetij uporablja elektronski sistem za upravljanje dokumentov (EDMS). Za vsako podjetje je mogoče izbrati učinkovito delujoč EDMS (s številom zaposlenih 7 ali 2000). Danes so najučinkovitejši glede razmerja med ceno in kakovostjo takšni sistemi, kot so "Delo", "EVFRAT-upravljanje dokumentov".
Toda tudi če vaše podjetje še ne more kupiti sistema EDMS, bodo na pomoč prišli standardni programi Microsoft Office. Z običajnimi sredstvi Word, Excel, PowerPoint je povsem mogoče organizirati oblikovanje dokumentov v skladu z zahtevami po celostni podobi, nastaviti elektronski tok dokumentov.
