Številne organizacije imajo stroge zahteve za organiziranje dokumentov in ustvarjanje arhivov. Treba je zagotoviti varnost primerov in jih izolirati pred radovednimi očmi. Vsak referent v podjetju mora biti sposoben brskati po datotekah in to skrbno in izjemno natančno.
Potrebno
- - Opis dela
- - Pisalni stroj za šivanje ali knjigoveški stroj
- - Vrvica ali močna nit
- - Šivalna igla
- - Pisalno lepilo
- - Bel papir
- - Škarje
- - Vladar
- - Pero
- - tesnilo (po potrebi tesnilni vosek)
Navodila
Korak 1
Ohišja morate utripati v skladu z opisom delovnega mesta. Vsekakor to delo v vseh podjetjih poteka po splošnih načelih. Najprej morate oštevilčiti vsak dokument po vrstnem redu. S papirja odstranite vse sponke za papir, kovinske sponke in varnostne zatiče.
2. korak
Začnite šivati ohišje, da lahko liste potem lahko prosto berete. Če želite to narediti, naredite štiri navpične luknje s pisarniškim šilom v sredini levega roba dokumentov. Razdalja med luknjami mora biti najmanj tri centimetre. Za šivanje in vezavo dokumentov A-4 je primerno uporabiti poseben namizni stroj. Z njegovo pomočjo ne bo težko ustvariti potrebnih map - lahko takoj vrta skozi sveženj papirja debeline do 10 cm.
3. korak
Za vezanje dokumentov uporabite posebno šivalno iglo, pa tudi vrvice ali močne najlonske niti. V skrajnem primeru lahko večkrat prepognete navadne niti. Ponavadi se dokumenti šivajo dvakrat zapored, tako da so listi varneje pritrjeni. To je še posebej pomembno, če primer pripravljamo na večni arhiv.
4. korak
Pustite ohlapne konce na niti ali niti približno 6 cm. Potegniti jih bo treba skozi osrednjo luknjo na napačni strani zadnjega dokumenta in jih tesno privezati v vozel.
5. korak
Vozel in konce niti prilepite s krogom (približno 4 cm v premeru) ali kvadratom (4 krat 5 cm) s pisarniškim lepilom. Številko je treba izrezati iz gostega belega papirja.
6. korak
Postavite pečat tako, da delno prekriva papirnato etiketo, en rob pa zadnji list vpetega ohišja. To mesto lahko napolnite tudi s tesnilnim voskom.
7. korak
Počakajte, da se lepilo popolnoma posuši. Nato neposredno pod pečatom navedite število listov v spisu in podpišite uradnika. Dodajte potrditveno pismo in navedite datum zaznamka. Vložijo se tudi kopije dokumentov z več listov, pri čemer je treba dati žig s podpisom, datumom in napisom "Kopija je pravilna".
8. korak
Ohišje za začasno hrambo povežite v mehke platnice, dokumente za stalni arhiv pa v trdo vezavo. Našite roke na zašitem ohišju.
