V kadrovskih službah organizacij, podjetij je shranjeno veliko število dokumentov: ukazi za najem, oddihe, premestitve, nagrade, dodatna gotovinska plačila, odpuščanja in drugo. Pomembnost ohranjanja takšnih dokumentov je posledica potrebe po evidentiranju dokumentov vsakega posameznega zaposlenega. Naloga pravilnega in hitrega oblikovanja dokumentov v zadevi je zaupana osebju.
Navodila
Korak 1
Formiranje zadev je umestitev izvršenih dokumentov v zadeve. Dokumente združite v primere za vsako koledarsko leto, razen v primere, ki so bili prvotno oblikovani in niso v enem koledarskem letu. Takšni primeri vključujejo: osebne spise študentov, zaposlenih, delavcev, forenzične primere, pokojninske primere, anamnezo in druge računovodske dokumente.
2. korak
Končno oblikovanje osebnih datotek študentov, študentov, podiplomskih študentov je treba opraviti po diplomi iz izobraževalne ustanove ali podiplomskega študija; delavci in uslužbenci - ob odpovedi; anamneza - po zagotovitvi pacientovega odpusta; sodne zadeve - takoj po koncu sojenja in izdaji odločbe; pokojninski primeri - po prenehanju izplačevanja pokojnin.
3. korak
Pri pripravi na arhivsko zbirko osebne mape zaposlenih, ki so bili odpuščeni, združite v osebne mape, če število listov ne presega dvesto petdeset. Enako velja za osebe, ki so končale izobraževalno ustanovo. Posamezno osebno datoteko lahko ustvarite tudi kot samostojno shrambo. To pravilo velja za osebne datoteke trajnega hrambe.
4. korak
Pri ustvarjanju osebnih datotek upoštevajte različna obdobja hrambe. Glede primerov dolgoročnega in trajnega roka uporabnosti jih oblikujte ločeno in jih vključite v različne evidence.
5. korak
Ukaze osebja združite v primere glede na določena obdobja hrambe. Znotraj vsake osebne mape se dokumenti vpisujejo v kronološkem vrstnem redu, torej od začetka do konca leta, pa tudi do datuma odobritve, sestavljanja, registracije.
6. korak
Primeri, ki so oblikovani iz osebnih računov, osebnih izkaznic, delovnih knjižic, pa tudi iz osebnih datotek, se sistematizirajo strogo po abecednem vrstnem redu. Pri uporabi take zasnove izvedite dodatna pojasnila, tako da v imenih oseb, za katere je bil odprt osebni spis, navedete prve tri črke.
