Potrditveno pismo je znak spoštovanja do organizacije, ki se je obrnila na vas s ponudbo. Tudi če zavrnete, vam potrditev, da vprašanje ni bilo prezrto, daje priložnost, da nasprotnika ne užalite in se po potrebi pozneje vrnete v dialog.
Potrebno
- - podrobnosti o vašem podjetju;
- - podrobnosti o podjetju naslovnika.
Navodila
Korak 1
Če potrditveno pismo pišete v imenu podjetja ali organizacije, to storite na naslovu. Naslov dokumenta mora vsebovati ime vašega podjetja, njegov pravni naslov, glavno državno registracijsko številko, številko posameznega davčnega zavezanca, kontaktne številke, včasih je navedeno spletno mesto in elektronski naslov podjetja. Vse te informacije naj bodo v zgornjem levem kotu lista A4. Če pismo pošlje zasebnik, napišite svoj priimek, ime, zaimek, naslov stalnega prebivališča in kontaktne podatke.
2. korak
Nasproti podatkom pošiljatelja na desni strani napišite podatke naslovnika: ime organizacije, poštni naslov, položaj in priimek, ime, ime in priimek osebe, ki ji je treba to potrditveno pismo osebno dostaviti.
3. korak
Spodaj na levi navedite datum priprave dokumenta in njegovo serijsko odhodno številko. Nato na sredino napišite ime pisma, ki naj odraža njegovo bistvo in vsebino vprašanja. Na primer, "Potrdilo o prejemu vabila na seminar."
4. korak
Nato napišite besedilo samega pisma. Moral bi biti jedrnat, natančen, brez nepotrebnih besed in čustev. Vaš cilj je preprosto, da naslovniku jasno poveste, da je njegov predlog sprejet ali pa preprosto ne prezrt. S predlogom se vam ni treba strinjati s predlogom, lahko pa pokažete pozornost in spoštovanje, tudi če nekaj zavrnete, je najpomembnejša reakcija, da ohranite odnos. Preprosto lahko potrdite, da ste prejeli povabilo na dogodek ali prejeli te ali tiste podatke. V besedilu pisma naslovnika naslovite na ime in ime.
5. korak
Pismo mora biti natisnjeno v dveh izvodih in podpisano s strani vodje organizacije ali pošiljatelja, če ima do tega pravico. Ena kopija ostane pri vas, druga se pošlje naslovniku.
