Novinarji in vodje odnosov z javnostmi nenehno zastavljajo vprašanje: "Kako napisati sporočilo za javnost?" Po eni strani je treba sporočilo za javnost sestaviti tako, da je zanimivo, po drugi strani pa je treba doseči velik donos od objav.
Za strukturo sporočila za javnost obstaja več zahtev. Struktura je standardna, vendar knjige o novinarstvu učijo, da je na začetku treba odgovoriti na vprašanja: Kje, kdaj, kdo in kaj. Prvi del sporočila za javnost naj vsebuje najbolj zanimive informacije, nato - podrobnosti, podrobnosti in nato - osnovne informacije. Tu gre za strukturo novic.
Po podobnem načelu lahko napišete sporočilo za javnost podjetja. Ne pošiljajte enovrstičnega sporočila za javnost - kaj lahko napišete iz vira z 200 znaki? Na eno stran bi bilo lepo umestiti sporočilo za javnost - to je običajna dolžina, ne pa en ali dva stavka. Ko napišete sporočilo za javnost, razmislite, katera vprašanja bi lahko imel bralec, nato pa odgovore na ta vprašanja vključite v sporočilo za javnost.
Sporočilo za javnost komercialne organizacije je enostavno razlikovati od sporočila vlade vladne agencije. Besedila prvega so znana po svoji živahnosti, medtem ko ima drugi suha pisarniška besedila. Dokaj težko je brati okrašene besedne zveze. Na podlagi takšnih informacij pa je tudi težko napisati zanimivo besedilo. Zato poskušajte sporočila za javnost pisati v jasnem besedilu, brez zapletenih stavkov in besednih zvez. Besedilo je mogoče preveriti glede berljivosti in glasnosti z uporabo urejevalnika besedil Word. Poklicati morate črkovalnik, pojdite v meni "Orodja", nato izberite "Črkovanje" ali pritisnite F7. Besedilo bo preverjeno, nato pa se bodo v oknu pojavile informacije s številom znakov, odstavkov in stavkov. Ampak to ni bistvo. Na dnu okna bodo osnovne informacije: izobrazba, evfonija, enostavnost branja in število težkih besednih zvez. Ti parametri kažejo, kako dobro se je izkazalo besedilo.
Sporočila za javnost v podjetjih naj spremljajo naslovi. Znaki slabe oblike so naslovi z naslovom "Sporočilo za javnost". Bolje, da si izmislite zanimiv naslov, ki bo bralca spodbudil k branju besedila. Na koncu sporočila za javnost ne pozabite dodati svojih kontaktnih podatkov: telefon, ICQ in e-pošta. Ne pozabite napisati imena odgovornega zaposlenega.
