Kljub obilici komunikacijskih kanalov ostaja e-pošta najbolj zanesljiva za poslovne stike. Njegova očitna pomanjkljivost pred besednim stikom je, da lahko prejemnik pismo preprosto prezre. Da ne bi pisali v prazno, je pomembno poznati pravila poslovne korespondence.
Tema je glava
Učinkovitost elektronske poslovne korespondence je v veliki meri odvisna od prave teme. Ko se bo prelistal po seznamu poslanih sporočil, bo prejemnik na samem koncu delovnega dne verjetno pustil pismo brez teme, pri čemer bo dal prednost pomembnejšim naslovom.
Zadeva v obliki "od Aleksandra", "za Vitalija" in druge abstraktne glave so primerne le, če prejemnik čaka na pismo in je bil v nedavnem pogovoru obveščen o bližnjem pošiljanju pomembnih informacij. Za vse druge primere so take teme žalostne. Ne odražajo razloga za pritožbo, bistva pisma in pomembnosti.
Dobro opredeljen stavek z 2 do 4 besedami velja za dobro temo. Na primer: "Osnutek poročila v odobritev", "Komercialna ponudba LLC" Business-Trade "," O dobavi skrilavca "," Skrilavec. Predlog za razmislek ".
Ne glede na namen pritožbe mora biti avtor pisma previden pri vzbujanju pozornosti. Torej, opombe "Nujno!", "Direktor osebno", "Pomembno!" je treba v vrstici zadeve navesti samo v primerih, ko je sporočilo res izjemno pomembno in ne samo za pošiljatelja, temveč tudi za prejemnika. Če vsako pismo iste kontaktne osebe spremljajo neupravičeni znaki pozornosti, se prejemnik neha nanje odzivati, v skrajnih primerih pa jih pošlje na črni seznam ali preusmeri na podrejene.
Pritožba
E-poštno sporočilo se mora začeti s sporočilom. Nujno je uporabiti polno ime prejemnika in jih napisati brez napak. Pozorni naslovnik, ki je v svojem imenu opazil pravopisno napako, bo zagotovo izgubil zaupanje v avtorja pritožbe in zanimanje za nadaljevanje dialoga.
Da se to ne bi zgodilo, tudi pri množičnem pošiljanju ne pozabite lektorirati besedila spremnega pisma, preden ga pošljete. Napake se najpogosteje lahko skrijejo v končnicah pri nagovarjanju, pisanju zapletenih priimkov. Ne glede na status prejemnika je pravilneje, da se prijavite po imenu in poimenskem imenu, če niso znani, potem je dovoljeno uporabljati tradicionalno nevtralne konstrukcije: "Dober dan", "Pozdravljeni". Če avtor in prejemnik pisma živita v različnih časovnih pasovih, je dovoljena naslednja pritožba: "Dober dan", "Dobra ura".
Cenite svoj in tuji čas
E-poštno sporočilo mora biti kratko, jasno in brez motečih ali nepotrebnih podrobnosti. Ta kakovost je še posebej pomembna v primerih, ko je elektronsko dopisovanje začetek poslovnega sodelovanja in ne njegovo nadaljevanje.
V prvem odstavku pritožbe se mora avtor predstaviti, če dopisovanje prej ni bilo vodeno ali je bilo že dolgo prekinjeno. Optimalna zasnova za to je tradicionalna fraza: »Skrbi vas za Vasilija Kuznjecova, zaposlenega v podjetju Business Trade. Nadaljeval bi najin pogovor o obravnavi predloga za dobavo kanala."
Poleg tega bi morala biti sama ponudba predstavljena čim bolj jedrnato, pismu pa je treba kot razširjeni vir informacij priložiti komercialno ponudbo.
Vse celotne misli v stavku je treba logično razdeliti na odstavke, vnesti je treba sezname, ustrezno uporabiti krepko poudarjanje in podčrtavanje, kar izboljša bralčevo zaznavanje informacij in skrajša čas za poglobitev v temo. Običajno e-poštno sporočilo redko vsebuje več kot 3-5 odstavkov.
Končna gradnja
Smiselno je, da se e-poštna sporočila poslovno poslovijo v slogu: "Z najboljšimi željami, …", "Iskreno vam, …" itd. A s takimi poslovilnimi besedami, kot je "Vedno vaša, …", bodite čim bolj previdni, saj sta neformalni ton in pretirana konvergenca za prejemnika lahko dvoumna.
Podpisu morajo biti priloženi kontaktni podatki. Pomembno je, da navedete telefonske številke, faks, uradno spletno stran organizacije, ki jo zastopate, pa tudi nadomestni e-poštni naslov, ker prejemnik v samem pismu vidi kontaktni naslov.
Misli, ki se pojavijo v postopku priprave dokumenta, ne bi smeli biti formalizirani v postscriptu. Kot veste, je tak izraz zapoznelih idej za pisanje primeren samo v osebni korespondenci. Elektronsko tipkanje vam omogoča, da kadar koli spremenite besedilno vsebino pritožbe. Uporabi v črki P. S. lahko prejemnik negativno zazna, ki lahko brez razloga misli, da je naslovnik vzel čas, da je v pismo skladno vključil dodatne informacije, in se odločil, da se bo omejil na hiter postscript.
