Večina organizacij ima dokumente shranjene desetletja. Da se vaši vrednostni papirji ne bi izgubili ali nagubali, jih shranite v mape iz plastike ali lesonita. Preden to storite, vsaki pogodbi dodelite svojo številko. Tako ga boste po potrebi lažje našli.
Navodila
Korak 1
Če želite enostavno najti pravo pogodbo, naredite knjigovodsko knjigo. Vzemi debel zvezek na kvadrat. Oštevilčite prvi list. Dajte varnostni številki in jo zapišite v to revijo. Številka je lahko sestavljena samo iz številk, na primer 345. Ali pa črke - 123-ID. Poleg tega vnesite datum sklenitve pogodbe. Vrstica v reviji naj bo videti tako: 1. Pogodba št. 345-Id z dne 23. 3. 2011. V opombah navedite bistvo posla, če to zahteva poslovni slog dokumentacije.
2. korak
Če je v organizaciji več pravnih oseb, za vsako pripravite lasten dnevnik pogodb. Za označevanje uporabite običajne simbole. Na primer, dokumente LLC "Three Bears" zapišite kot 456-TM. In označite pogodbe OJSC "Volk in Rdeča kapica" 876-VKSH. Številke naj gredo v zvezke po vrstnem redu, da ne bo zmede.
3. korak
Tudi če se vsak oddelek podjetja ukvarja z izvrševanjem in odobritvijo dokumentov, mora obstajati ena knjiga računovodstva pogodb. V nasprotnem primeru se bodo številke dokumentov ponovile, kar bo vneslo neskladje v dejavnosti podjetja. Naročite tajniku ali upravniku pisarne, naj vodi ta dnevnik. Zaposlenim ne dajte pečata ali podpisa z direktorjem, dokler mu ni dodeljena identifikacijska številka.
