Dnevni red je okostje sestanka ali sestanka. V njej so določene glavne teme za razpravo in glavna področja razprave. Vzpostavi vrstni red srečanja, pozornost udeležencev osredotoči na profesionalni pogovor, ne dovoli, da bi se razprava razvila v kaotično izmenjavo mnenj.
Navodila
Korak 1
Začnite pripravljati dnevni red takoj, ko se vodstvo odloči za datum in temo sestanka. Vroče za petami boste lažje oblikovali njegove točke. Poleg tega boste imeli dovolj časa, da popravite prvo možnost, če jo želi upravnik popraviti.
2. korak
Izpostavite glavne in manjše vidike teme srečanja. Ne preobremenjujte dnevnega reda z majhnimi vprašanji, ki jih je mogoče reševati rutinsko. Najboljša možnost je vključiti 1-2 pomembni točki, za razpravo katerih je zainteresirana večina ekipe, in pustiti čas za takojšnje reševanje manj pomembnih vprašanj, vključno s tistimi, ki so se pojavila med sestankom.
3. korak
Oblikujte točke dnevnega reda. Izogibajte se dvoumnim ali dvoumnim stavkom. Naj bodo točke vašega dnevnega reda čim bolj natančne. Po branju bi moral udeleženec sestanka zlahka razumeti bistvo problema in namen njegove razprave. Če imate kakršne koli težave, poiščite pomoč pri strokovnjaku, ki bo imel osrednji govor o tej temi.
4. korak
Vsaka postavka naj se začne s predlogom "about" ali "about": "Na pobudo prodajnega oddelka za čistilni dan" ali "O prerazporeditvi funkcij med oddelkom za trženje in tiskovno službo" itd. Če je kateri koli regulativni dokument pripravljen za razpravo, se lahko klavzula glasi takole: "O odobritvi listine podjetja" ali "O spremembah opisov delovnih mest uslužbencev sekretariata" itd. Za informativna vprašanja, ki ne zahtevajo razprave, v oklepajih navedite ustrezno razlago ali ločite z dvopičjem Na primer "O obetavnih področjih založništva knjig: poročilo namestnika generalnega direktorja o službeni poti na seminar."
5. korak
Strukturirajte svoj dnevni red. V praksi obstajata dva načina za ureditev vprašanj: od najpomembnejših do manj pomembnih in od manjših do pomembnih. Vsaka možnost ima svoje pozitivne vidike. V prvem primeru se glavna vprašanja obravnavajo na začetku sestanka. Zaposleni so bolj aktivni, utrujenost jih še ne vpliva. Toda razprava o prvem vprašanju se lahko zavleče, časa za reševanje manjših, a pomembnih problemov ne bo. Če se sestanek začne z manj pomembnimi točkami, se zaposleni postopoma pridružijo ritmu in do objave glavne teme so že pripravljeni za konstruktiven dialog.
6. korak
Natisnite dnevni red v skladu s pisarniškimi zahtevami vaše organizacije. Poleg dejanskih vprašanj za razpravo navedite datum, uro, kraj sestanka, slavnostne govornike, udeležence in povabljene strokovnjake. Odobrite dokument pri vodji organizacije. Izvirni dnevni red boste pozneje priložili zapisnikom seje. Na podlagi odobrenega dnevnega reda pripravite glasilo ali obvestila za zaposlene.
