Nomenklatura je seznam vseh primerov, ki sestavljajo arhiv in so na novo odprti v določeni organizaciji, vključeni v sistem. Navesti mora kazalo primera, ime, določene pogoje hrambe.
Sorte nomenklature
Pri pisarniškem delu obstajajo tri glavne vrste nomenklature: standardna, približna in individualna. Standard je določen z zvezno zakonodajo in služi kot model za pripravo nomenklature v organizacijah iste vrste. Približna nomenklatura ne vključuje strogo normaliziranega števila primerov. Vsebuje seznam primerov, priporočenih za odpiranje, z njihovimi indeksi. Zgornje vrste nomenklature so sestavljene v državnih in občinskih organizacijah in zavodih. Zaposleni v zasebnih organizacijah na podlagi zakonskih dokumentov, vrst poročanja, delovnih načrtov itd. razvija se seznam posameznih primerov. Vključuje celoten obseg oblikovanih primerov podjetja.
Postopek za sestavo nomenklature
Vsako leto se na podlagi stare pripravi nova nomenklatura primerov. Poleg tega so vsi dokumenti predmet revizije. Pomemben sestavni del nomenklature je rok uporabnosti ohišja. Na tej podlagi ločijo primere začasnega, dolgotrajnega in trajnega skladiščenja. Datoteke začasne hrambe so krajše od desetih let, dolgotrajnejše od desetih let. Za dokumente s pretečenim rokom hrambe se sestavi popis, ki v izrecno predvidenih primerih navede serijsko številko dokumenta, ime, leto nastanka, število listov in druge podatke. Po sestavi inventarja se ti dokumenti uničijo.
Strukturno nomenklaturo predstavljajo odseki, pododdelki. Vendar je ta delitev značilna za vladne organizacije in institucije. V zasebnih organizacijah je ta delitev pogojna in raje poudarja glavna področja njihovih dejavnosti, ne pa odraža razmerje moči in podrejenosti.
Tabela nomenklature je sestavljena iz petih stolpcev: prvi vsebuje kazalo primera, drugi - ime zadeve, tretji - število strani (navedeno ob koncu tekočega leta), četrti - obdobje shranjevanja določena z regulativnimi pravnimi akti, peta - opombe glede odprtja zadeve, vključitve v popis z namenom uničenja itd.
Primer dolgotrajnega in trajnega shranjevanja, vključenega v nomenklaturo, ne sme presegati dvesto petdeset strani. Če število vasi presega normo, je primer primer razdeliti na dve ali več.
O sestavljeni nomenklaturi primerov se je treba dogovoriti z arhivskim oddelkom in podpisati vodjo organizacije.
