Osebna mapa je celoten obseg dokumentov za zaposlenega, ki vsebujejo potrebne osebne podatke o zaposlenem in podatke o njegovi starosti. Osebna mapa se hrani za vsakega zaposlenega posebej, v ločeni mapi. Da bi osebna mapa zaposlenega omogočala priročno sistematizacijo informacij o zaposlenem, obstajajo določena pravila za njegovo oblikovanje.
Navodila
Korak 1
Ne pozabite, da se osebna mapa obvezno vodi samo za zaposlene v javnih zavodih, vsi drugi delodajalci pa se odločijo, ali bodo osebne zadeve vodili po svoji presoji. Če bi bila hkrati sprejeta odločitev o vodenju osebnih datotek zaposlenih, bi morala biti dokumentacija sestavljena v skladu s pravili pisarniškega dela.
2. korak
Osebni spis zaposlenega vključuje dokaj veliko dokumentacije, vključno s profilom zaposlenega, njegovo biografijo, priporočili in značilnostmi, dokumenti o izobrazbi itd. Eden izmed nujnih lastnosti osebne mape zaposlenega je notranji popis dokumentov o zadevi.
3. korak
Naredite notranji popis dokumentov - to je prvi dokument, ki je vložen v zadevo. Ker je osebna kartoteka oblikovana v kronološkem vrstnem redu, je popis sestavljen na enak način. Tako je sprva v popis vpisan celoten seznam dokumentov, sestavljenih in prejetih od zaposlenega ob zaposlovanju. V prihodnosti po prejemu nove dokumentacije dokumente vložite v zadevo in jih vnesite v popis v kronološkem vrstnem redu.
4. korak
Pri vzdrževanju osebne mape zaposlenega vsakemu vloženemu dokumentu dodelite serijsko številko. Strani označite z ločenim oštevilčenjem. Poleg tega mu glede na kategorijo dokumenta dodelite poseben indeks.
5. korak
Pri vnosu podatkov v notranji popis dokumentov iz osebnih spisov navedite podatke o serijski številki in indeksu vsakega dokumenta, polnem imenu dokumenta in številu listov v primeru, da ta dokument zaseda. Liste, na katerih se izvaja popis, oštevilčite ločeno od splošne vrste primerov. Notranji popis potrdite z lastnim podpisom in njegovim prepisom, ki označuje položaj. Pravilno izpolnjevanje internega inventarja vam omogoča sistematizacijo osebnih datotek zaposlenih in dostop do informacij o zaposlenem priročen in učinkovit.
