V času gospodarske dejavnosti vodje podjetij sklenejo veliko različnih pogodb z dobavitelji in kupci. Da bi lahko sledile trajanju teh predpisov, nekatere organizacije uporabljajo tako imenovane registre pogodb. Pojem "register" na splošno pomeni določen dnevnik registracije dohodnih in odhodnih dokumentov. Kako ustvariti takšno bazo podatkov?
Navodila
Korak 1
Najprej se morate odločiti, katere podatke želite videti v registru, to je, da sami izpostavite najpomembnejša merila. Nato v dnevniku, ki ga lahko naredite v Excelu in z običajnim zvezkom (po možnosti v formatu A4), naredite tabelo.
2. korak
Če ste se ustavili pri drugem načinu, potem najprej sestavite naslovno stran. Vanj napišite podatke o organizaciji, to je INN, KPP, OKATO, pravni naslov in vodjo organizacije. Na sredini napišite »Register pogodb za (navedite obdobje)«.
3. korak
Nato na naslednjem listu naredite tabelo, sestavljeno iz šestih stolpcev. V prvem stolpcu navedite številko pogodbe, sklenjene s nasprotno stranko, v drugem - datum regulativnega pravnega dokumenta, v tretjem pa datum njenega prenehanja.
4. korak
Nato navedite ime nasprotne stranke, izvajalca in predmet naročila, na primer razvoj računovodskih programov. Po želji lahko navedete znesek pogodbe, ali obstaja dodatni dogovor in drugi pogoji. Pogodbe se praviloma sklepajo v kronološkem vrstnem redu. Po koncu obdobja je priporočljivo dokument utripati, oštevilčiti in podpisati z vodjo organizacije. Po tem predajte register v arhiv.
5. korak
Za sestavljanje registrov lahko uporabite tudi posebej razvit program, ki se imenuje "Register pogodb". Omogoča vam sledenje plačilom po pogodbah, datumu veljavnosti teh dokumentov in vodenju evidenc o plačanih zneskih. Program samodejno ustvari sezname, ki jih po preteku obdobja lahko natisnete na papir.
6. korak
Lahko se ustavite pri tretji metodi, torej s programom Excel. Stolpci v tabeli imajo lahko približno vsebino, kot pri uporabi prve metode. Na koncu obdobja natisnite register in ga dajte v podpis glavnemu računovodji.
