V procesu dela morajo vodje organizacij voditi evidence. To vključuje kadrovsko, računovodsko in davčno računovodstvo. Lahko je razumeti, da to vključuje dokaj velik obseg vrednostnih papirjev in s tem informacij. Da bi se izognili zmedi v podatkih, je treba pravilno načrtovati vzdrževanje dokumentacije.
Navodila
Korak 1
Če je organizacija velika, je za vsako spletno stran priporočljivo najeti zaposlenega. Recimo, da je en zaposleni potreben za snemanje kadrovskih dokumentov, drugi ali celo več jih je potrebnih za računovodstvo. V opisu dela jasno navedite odgovornosti vsake osebe, ki dela v vaši državi. Najprej vključite klavzulo o tem, kako voditi evidence.
2. korak
Če želite prihraniti denar, lahko dokumentacijo hranite sami. Za osebne evidence kupite več map in zvezek. Za združevanje dokumentov bodo potrebne mape. Na primer, lahko naredite mapo za zaposlene, ki trenutno delajo v organizaciji; za arhiv je potrebna druga mapa. Za lažje iskanje informacij si podatke zapišite v zvezek. Recimo, da so zaposlili zaposlenega. V zvezek zapišite kratke podatke o njem, navedite tudi mapo, v kateri najdete podrobnejše podatke.
3. korak
Bodite pozorni na posodobljene dokumente. Za vsakega zaposlenega morate izdati osebno izkaznico, tukaj vnesti vse podatke o delu. Na primer, uslužbenec je šel na počitnice, te podatke zapišite na kartico. Vsak mesec morate izpolniti tudi časovni list.
4. korak
Računovodstvo je bolj zapleteno in dolgotrajno. Za njegovo vodenje potrebujete posebno znanje. Bodite pozorni na spremembe zakonodaje. Dokumenti morajo biti v mapah ("Dogovori", "Banka", "Blagajna", "Izdani računi", "Prejeti računi", "Predhodna poročila" itd.). Vsi dokumenti naj bodo razvrščeni v kronološkem vrstnem redu. Nekatere arhive boste morali oštevilčiti, zašiti in overiti s pečatom in podpisom. Takšni dokumenti vključujejo blagajno, prodajno knjigo, nakupe in drugo.
