Odstranjevanje dokumentov je zelo zapleten in dolgotrajen postopek. V arhivih organizacij se praviloma kopiči veliko dokumentov, ki jih je treba po izteku zastaralnega roka odstraniti, torej uničiti. Zelo pomembno je pravilno izpolniti vso dokumentacijo, povezano z uničenjem arhiva. Eden glavnih dokumentov je akt.
Navodila
Korak 1
Najprej je treba opozoriti, da jih morate pred uničenjem dokumentov popisati, to je dvakrat preveriti vse datume, razpoložljivost in tajnost. Obstajajo dokumenti, ki jih ni treba samo zavreči, ampak jih zažgati (ali uničiti v drobilniku), da ne bi razkrili poslovne skrivnosti.
2. korak
Naredite popis dokumentacije, ki jo želite odstraniti. Prav tako z odredbo določite osebe, ki bodo vključene v strokovno komisijo. Med njimi izločite predsednika, ki je odgovoren za prenos dokumentov v računovodstvo.
3. korak
Sam akt o razpolaganju z dokumenti, ki jim je potekel zastaralni rok, nima enotne oblike. Zato ga lahko sestavite v kakršni koli obliki.
4. korak
Najprej navedite podrobnosti o organizaciji, lahko se nahajajo tako v zgornjem desnem kotu kot v levem. Tu navedite ime organizacije glede na ustanovne dokumente, strukturno enoto, bančne podatke, naslov in stike.
5. korak
Nekoliko spodaj na desni napišite “Odobrim”, spodaj označite upravitelja in zapustite polje pod njegovim podpisom in datumom zbiranja.
6. korak
Spodaj v sredini napišite "Zakon o dodelitvi in uničenju dokumentov, ki so potekli." Po tem v spodnji vrstici navedite osnovo, to je vrstni red (vrstni red) glave. Nato navedite osebe strokovne komisije z navedbo njihovih imen in položajev.
7. korak
Nato napišite nekaj takega: "Strokovna komisija je, vodena po (seznam, popis), dodelila dokumente za uničenje, ki so izgubili zastaranje." Nato navedite podatke v obliki tabele, ki naj vsebuje stolpce, kot so serijska številka, datum dokumenta, naslov, razlaga, število dokumentov, številka dokumenta v popisu (seznam).
8. korak
Za tabelo povzemite, to je navedite število dokumentov, ki jih je treba reciklirati. Poleg tega morajo akt podpisati vsi člani komisije. Predsednik mora podpisati, da bodo dokumenti v celoti predani v recikliranje. Na koncu vnesite datum sestavljanja in vse zapečatite z modrim žigom pečata organizacije.
