Pri pripravi skupnega projekta med različnimi organizacijami ali oddelki enega podjetja je pogosto treba razpravljati o posameznih podrobnostih in pogojih za izvedbo. V tem primeru se sproži mehanizem usklajevanja, ki omogoča, da se ob upoštevanju interesov strank oblikuje skupno stališče do celotnega seznama vprašanj. Oblika takšnega pisma je predmet splošnih zakonov pisarniškega dela, vendar ima nekatere posebnosti.
Navodila
Korak 1
Pripravite seznam vprašanj, o katerih se je treba dogovoriti. Pismo, ki vsebuje take pogoje, je praviloma neodvisen dokument pred sklenitvijo glavne pogodbe. V nekaterih primerih se lahko uporablja kot notranji dokument, potreben za razvoj splošne rešitve in za potrditev upravičenosti različnih služb (varnostnih, pravnih, finančnih, projektnih itd.). V drugih primerih je pripravljen razpravljati o spornih vprašanjih s partnerskimi organizacijami pri delu na skupnem projektu.
2. korak
Če želite sestaviti pritožbeno pismo nasprotni stranki, boste potrebovali njene podatke in pogoje, za katere se je treba dogovoriti. Pismo začnite tako, da v zgornjem desnem kotu navedete naslovnika (ime partnerske organizacije, naslov, priimek in začetnice odgovorne osebe). Tu na kratko obvestite zadevo pisma "o odobritvi …". V tem primeru vam ni treba napisati imena dokumenta. Prvi stavek pisma bo pritožba z imenom in nadimkom na osebo, odgovorno za razvoj dela projekta, ki ga vodi njihova organizacija. Seveda pa ne pozabite dodati besede "Dragi". Nato prosite, da preučite predlagane pogoje, navedite njihov seznam in sprejmite odločitev o odobritvi.
3. korak
V zadnjem delu pisma navedite rok, v katerem je treba doseči dogovor, in vnesite potrebne spremembe ali predlog v celoti sprejmite. Sledijo datum pisma, podpis odgovorne osebe in njen prepis v oklepajih.
4. korak
Upoštevajte, da je odobritveno pismo lahko glavni dokument, ki varuje pogoje predhodnega sporazuma, ali spremni dokument. Pismo, ki mu bo priložen odobritveni protokol ali drug dokument v obliki seznama ali seznama, mora vsebovati postavko "Dodatek". V njem poimenujte priložene dokumente (ki so jih predhodno oštevilčili), ki jih predlagajo stranke v dogovor.
