Ne glede na to, ali je bil prvi stik s potencialnim poslovnim partnerjem opravljen po telefonu, ali je prišlo do ustnega dogovora, je v praksi poslovnega prometa običaj, da se začetek zveze podpre z uradnim pismom s ponudbo o sodelovanju.
Navodila
Korak 1
V prvi del pisma, ki ni daljši od enega odstavka, napišite, kakšno podjetje zastopate, in v njegovem imenu pozdravite vodstvo bodočega partnerja. Primerno je uporabiti besedne zveze, kot so "Naše podjetje želi vašo blaginjo vašega podjetja", "v imenu takega in takega podjetja vam izrekamo spoštovanje". Navedite ime svoje organizacije. Ne pozabite, da v obliki neželene pošte pride v katero koli podjetje več kot ducat pisem s predlogom za sklenitev sporazuma, zato mora naslovnik takoj razumeti, o čigavem predlogu se govori.
2. korak
V naslednjem delu pisma potencialnega partnerja opomnite, da so med vašimi podjetji že obstajali predhodni dogovori o določeni pogodbi ali storitvi. Uporabite lahko besedne zveze, kot so "V nadaljevanju naših pogajanj …", "Upoštevali smo vaše želje glede …". Naslovniku naj bo jasno, da ta ponudba sodelovanja ni stereotipna in osnovna, kot za vse stranke, ampak je razvita posebej za to podjetje in upošteva vse značilnosti tega posla.
3. korak
V večjem delu ponudbe navedite, katere storitve ali blago ponujate, kakšni so njihovi stroški, rok dobave. Informacije v tabelah so lažje razumljive. Stranki ponudite več možnosti z različnimi stroški, količino in obsegom opravljenih storitev, tako da lahko izbere najprimernejšo kombinacijo. Izpostavite prednosti, ki jih bo imela stranka s sklenitvijo sporazuma z vašo organizacijo. Tu lahko navedete popuste, posebne ponudbe za redne partnerje, možnost sklenitve pogodb za opravljanje dodatnih storitev ali dobavo drugega blaga pod izjemno ugodnimi pogoji.
4. korak
Zadnji del posvetite željam in poslovilnim besedam. Uporabite standardne besedne zveze, na primer "Upamo na obojestransko koristno sodelovanje …", "Najlepše želje …". Naročite se in pustite svoje koordinate, tako da stranka v primeru pozitivne odločitve ne bo poiskala telefonske številke ali e-poštnega naslova, kjer vas lahko kontaktira.
