Nekatere organizacije pri svojem delu uporabljajo poslovna pisma. Eno izmed njih je potrditveno pismo. Pošlje se z namenom potrditve prejema kakršnega koli gradiva, informacij in drugih dokumentov. Sestavljen je pisno in v kakršni koli obliki. Kakšen je postopek za sestavo tega pisma?
Navodila
Korak 1
Potrditveno pismo izpolnite na zaglavju organizacije, seveda ni potrebno, bo pa bolje. V zgornjem desnem kotu navedite podrobnosti o svoji organizaciji, spodaj napišite, na koga je naslovljen ta dokument, na primer generalni direktor podjetja Vostok LLC Ivanov Ivanovič.
2. korak
Številne organizacije beležijo dohodna / odhodna sporočila v dnevnike, zato je priporočljivo, da navedete serijsko številko korespondence in datum zbiranja. Pustite tudi prazno vrstico za iste podatke o naslovniku.
3. korak
Nato v sredini navedite naslov, to je zadevo pisma, na primer o povišanju cen storitev. Po tem napišite ime ali položaj osebe, pri kateri se prijavljate, na primer, dragi gospod Ivanov. Ne pozabite, da okrajšave niso dovoljene.
4. korak
Nato napišite namen pisma, na primer: "Obveščamo vas, da smo prebrali vaš cenik in smo pripravljeni sodelovati v prihodnosti."
5. korak
Sledi glavni del pisma, ki pa ni obvezen. Tu lahko določite pogoje, na primer, ko se strinjate s sodelovanjem in drugimi informacijami.
6. korak
Sledi zaključni del potrditvenega pisma, katerega vsebina je odvisna od stopnje vašega poznanstva z naslovnikom, to so lahko stavki: "S spoštovanjem …", "S spoštovanjem …" ali "Z najboljšimi željami… ".
7. korak
Na potrditveno pismo lahko sestavite priloge, na primer grafe, kakršne koli izračune. To se naredi zato, da pisma ne natrpate z nepotrebnimi informacijami in da ga je enostavno prebrati. V besedilu se morate samo sklicevati na te vire.
8. korak
Na koncu pisma mora vodja dati podpis in pečat organizacije. Pošljite svoje poslovno pismo po pošti ali ga predajte osebno. Nekateri za to uporabljajo e-pošto, kar znatno prihrani čas.
