Pravila poslovnega bontona zahtevajo, da ne puščate neodgovorjenih pisem kolegov in partnerjev. Posebna vloga pri uradni korespondenci ima potrditveno pismo. Ta dokument določa predhodne dogovore, dejstva o prejemu in posredovanju kakršnih koli informacij, željo po udeležbi na določenem dogodku itd. Za vsako vrsto potrditvenega pisma obstajajo ustaljeni ključni stavki.
Navodila
Korak 1
Za pisanje potrditvenega pisma pripravite standardni obrazec A4. V zgornjem levem kotu obvezno vnesite podatke o svoji organizaciji: polno ime, pravni naslov z poštno številko, kontaktne številke, primarno državno registracijsko številko (OGRN) in druge podatke. V zgornjem desnem kotu navedite podatke o naslovniku: ime organizacije prejemnice, položaj, priimek in začetnice osebe, ki ji je poslano potrditveno pismo, polni poštni naslov.
2. korak
Oblikujte naslov svojega e-poštnega sporočila. Tako ga bo prejemnik lažje identificiral in organiziral v arhivih vaše organizacije. Naslov naj bo kratek in informativen, na primer: „Ob prejemu pogodbe o dobavi od LLC„ NNN “ali„ O potrditvi udeležbe na seminarju 02.02.2002 “. Vnesite naslov na levi strani pod podrobnostmi o svoji organizaciji.
3. korak
Odmaknite se za 2-3 vrstice od naslova in vnesite sporočilo naslovniku. Uporabite standardni obrazec uradnega nagovora poslovnim partnerjem: "Dragi Ivan Ivanovič!" ali "Dragi gospod Ivanov!"
4. korak
V glavnem delu potrditvenega pisma na kratko opišite dejstvo, da je vaša organizacija od naslovnika prejela kakršne koli dokumente, blago in storitve. Besedilo mora biti lakonsko in ne sme presegati 1-2 stavkov: "AAA LLC potrjuje prejem 2 (dveh) izvodov pogodbe o dobavi z dne 12.02.2011 št. 34".
5. korak
Če pismo potrjuje predhodno dosežene dogovore, morate na kratko opisati njihovo bistvo. Tako je na primer potekal pogovor med generalnimi direktorji podjetij, v katerem so izrazili namero vzajemno koristnega sodelovanja, doseženega med pogajanji 29. januarja 2010. Prosimo, pošljite dokumente, potrebne za sklenitev sporazuma."
6. korak
Potrditveno pismo zaključite s stavkom, ki izraža hvaležnost in upanje na dolgoročno sodelovanje. Po potrebi lahko na koncu pisma zahtevate tudi dodatne informacije ali dokumente: "Potrjujemo sodelovanje na seminarju o okoljskih problemih 23. maja 2008. Prosimo, pošljite vprašalnik udeleženca na naš naslov."
7. korak
Natisnite pismo v dveh izvodih in se podpišite z vodjo organizacije. Eno kopijo boste naslovniku poslali po pošti, drugo - shranili v svoj arhiv.
