Spremni dokumenti so sestavljeni za potrditev odpreme števila dokumentov, blaga in drugih materialnih vrednosti, ki so navedeni v njih. Spremni dokumenti, ki se nanašajo na prevoz blaga, lahko vsebujejo tudi druge podatke.
Predložitveno pismo
Poslani uradni dokumenti so skoraj vedno opremljeni s spremnim pismom. Vsebuje podatke o pošiljatelju, naslovniku, opis dokumentov in gradiva, ki ga je treba poslati. Priporočljivo je tudi opozoriti, iz koliko listov je poslan dokument. Spremno pismo je sestavljeno kot ločen dokument na dveh listih, od katerih eden ostane pošiljatelju. V organizacijah sta odhodna številka in datum odtisnjena na spremnih črkah. Ti ukrepi so potrebni za zagotovitev, da naslovnik v celoti prejema vse dokumente. Prav tako je do neke mere zavarovanje pošiljatelja.
Spremni dokumenti za prevoz blaga
Pri opravljanju prevoza so dostavni dokumenti tudi spremna dokumentacija in pisna pogodba o prevozu. Predstavljeni so v obliki železniškega tovornega lista za železniški prevoz, tovornega lista za zračni promet, tovornega lista za cestni prevoz in tovornega lista za pomorski prevoz.
V tovorni list se vpišejo potrebni podatki o tovoru (njegovo ime, količina, način določanja teže itd.), Pošiljatelj, prejemnik, razdalja prevoza in njegova vrednost. Je glavni prevozni dokument in določa razmerje med pošiljateljem, prevoznikom in prejemnikom.
Tovorni list je tudi vrednostni papir, ki potrjuje pravico njegovega imetnika, da razpolaga s tovorom, navedenim v tovornici, in sprejme tovor po njegovem prevozu. Na podlagi odpremne listine prevoznik sestavi tovorni list, v katerem pošiljatelj navede ime pošiljatelja in prejemnika, potrebne podatke o odposlanem tovoru, količino prevoza (tovora). Za netočnost informacij in vse z njimi povezane posledice je pošiljatelj tovora odgovoren prevozniku.
Tovorni list potrjuje prevzem blaga za prevoz in ga spremlja na celotni poti. Nadalje ga prevoznik skupaj z blagom prenese prejemniku.
Tovorni list se pri vseh vrstah prevoza, razen za železniški promet, sestavi v treh ali več izvodih, tako da ima vsaka stranka v primeru sporov kopijo tovornega lista.
Pošiljatelj tovora mora prevozniku poleg tovornega lista predložiti tudi vse dokumente, ki so potrebni za sanitarna, carinska, karantenska in druga pravila.
