Enota za interakcijo z mediji ni vedno prvotno vključena v organizacijsko strukturo organizacije. Pripravljenost za delo v medijskem prostoru prihaja z razvojem organizacije. V takih primerih mora najeti tiskovni sekretar organizirati tiskovno službo iz nič in vzpostaviti njeno sistematično delo.
Če organizacija še nikoli ni delala na področju medijev, se mora najeti kustos tiskovne službe resno izobraževati na naslednjih področjih:
- izbira ključnih zvočnikov;
- vzpostavitev dela s strukturnimi enotami za zagotavljanje informacij, primernih za objavo v medijih;
- tehnična oprema tiskovne službe in prvi medijski načrt
Od vodstva do medijev
Vsaka od določenih točk lahko traja precej časa, da se v celoti izvede. Če pa govorimo o prednostnih nalogah, bi moralo biti glavno iskanje ključnih govorcev organizacije. Da bi pritegnili medije in jim omogočili, da ne vidijo le oglaševalca v organizaciji, temveč tudi informatorja, bo treba sodelovati z vodji organizacije. Med njimi - generalni direktor, urad namestnikov, vodje oddelkov in oddelkov na področjih. Ti ljudje bi morali jasno razumeti potrebo po komunikaciji z mediji, razumeti pomen vsakega komentarja in sistematičnega dela na tem področju na splošno.
Pogosto se tudi tisti, ki ga medijska dejavnost najbolj zanima, ob komunikaciji z novinarji počuti nerodno in nerodno. Odstranitev teh ovir je naloga kustosa tiskovne službe. To lahko storimo tako, da predstavimo tiskovno dokumentacijo s primeri najboljših javnih nastopov že znanih medijskih osebnosti.
Notranji informatorji
Poleg vodstva bi morali biti vsi vodje oddelkov in oddelkov obveščeni o medijskih ciljih in ciljih podjetja. To je bolje storiti na naslednjem sestanku, med katerim bi moralo vodstvo postaviti nalogo, da tiskovni službi posreduje popolne informacije. Vsi člani ekipe bi morali razumeti, da ta odgovornost ni muha tiskovnega sekretarja, ampak nova strateška naloga vodstva.
Za vzpostavitev produktivne interakcije z oddelki se morate, ne da bi čakali na informacije, poskušati poglobiti v njihovo delo od znotraj. Pri tem bodo v pomoč četrtletna poročila oddelkov, komunikacija z vodstvom in neposrednimi izvršitelji. Biti prijatelj z vsemi in biti odprt za nove informacije je eden od ključev za učinkovito delo tiskovne službe.
V procesu dela z določenimi segmenti podjetja bo morda težko stalno zagotavljati informacije. Pogosto je to posledica zaposlitve strokovnjakov oddelka pri neposredni dejavnosti. Neproduktivno je prikrivati zamere, da kolegi informacijske naloge podjetja štejejo pod glavne odgovornosti. Zato je vredno izpostaviti vprašanje oblikovanja internih predpisov za pošiljanje informacij z določeno pogostostjo. Da notranji odnosi s podjetji zaradi tega ne bi trpeli, bi moral tiskovni sekretar neposredno stopiti v stik z vodstvom oddelka s prošnjo, naj zagotovi neposreden dostop do informacij za njihovo obdelavo, da zaposlenih ne bi preobremenili z delom. Običajno vodstvo te pobude pozdravlja.
Prvi korak k obveščanju javnosti
Po končani notranji pripravi se začne stopnja doseganja javne ravni. To bo zahtevalo študij množičnih medijev, ki bi lahko postali medijska platforma za objavljanje informacij o podjetju. Glede na strateške cilje tiskovni sekretar ne sme biti omejen na posebne publikacije. Med potencialne informacijske partnerje lahko varno vključimo tiskovne agencije na lokalni, regionalni in zvezni ravni, televizijo, radio itd.
Ne podcenjujte platform, ki čeprav nimajo statusa medija, po učinkovitosti pogosto prekašajo svoje informacijske kolege. To so blogerji, skupine in skupnosti na družbenih omrežjih, informacijskih spletnih straneh itd.
Ne bo odveč razmišljati o dejavnosti podjetja na družbenih omrežjih brez posrednikov. Nihče se ne more bolje spoprijeti s to nalogo kot tiskovno središče, ki pozna delo podjetja znotraj in zunaj.
Vzporedno s pripravljalnimi deli bo moral tiskovni sekretar sestaviti seznam potrebnih tehničnih sredstev za delo. Poleg standardnega nabora pisarniškega materiala je to še fotoaparat, snemalnik zvoka, trdi diski za shranjevanje materiala.
Prvi medijski načrt - strategijo objave podjetja v bližnji prihodnosti - je treba pripraviti s pričakovanjem, da bodo mediji previdni pri informacijah iz prej neznanega vira. To lahko sprva pojasni veliko število objav na komercialni osnovi. O podrobnostih konca se je treba dogovoriti z višjim vodstvom.
