Pisarniško delo je pomemben del dejavnosti katerega koli podjetja, ki vam omogoča vodenje evidenc vseh upravnih in poslovnih dokumentov. Zaposlen ali celotna enota, katere naloge vključujejo pisarniško delo, obstaja v vsakem podjetju, ne glede na njegovo lastništvo. Kompetentno opravljeno pisarniško delo je zagotovilo za dobro usklajeno delo celotnega podjetja in njegovo hitro odzivanje na spremembe v poslovnih in tržnih razmerah.
Čemu služi pisarniško delo?
Prej ali slej se po začetku dejavnosti vsako podjetje sooči s potrebo po organizaciji dela z dokumenti, ki so osnovno orodje za upravljanje, saj se z njihovo pomočjo izvaja prenos smernic in sporočajo odločitve vodstva določenemu izvajalcu. Sistem pisarniškega dela v podjetju je zasnovan tako, da zagotavlja standardizacijo in enotnost dokumentacije, organizira njeno računovodstvo in hrambo, da olajša delo s poslovnimi dokumenti. Funkcije sistema pisarniškega dela vključujejo:
- kompetentna organizacija poteka dela, ki zagotavlja takojšen prenos dokumentov po najkrajši poti z minimalno porabo časa, kar vam omogoča pravočasen nadzor nad prehodom katerega koli dokumenta in njegovo izvedbo;
- avtomatiziran sistem za registracijo in računovodstvo vse vhodne, odhodne in notranje dokumentacije;
- arhiviranje dokumentov, ki omogoča njihovo sistematizacijo po formalnih merilih in njihovo oblikovanje v primere;
- oblikovanje nomenklature zadev - sistem kodeksov po seznamih naslovov zadev, kar olajša njihovo sistematizacijo in določi roke hrambe arhivov, določene z zakonodajnimi ali industrijskimi predpisi.
Če se v podjetju izvajajo vse te funkcije dela s pretokom dokumentov, lahko rečemo, da je sistem pisarniškega dela odpravljen in deluje po potrebi.
Organizacijski in pravni vidiki
Vsak dokument, ki vsebuje podatke o podjetju, se šteje za poslovno knjigo in so zato zanj določene pravne posledice, tj. ta dokument je že mogoče predstaviti na sodišču pri reševanju nastalih sporov in protislovij. Zato je treba pisarniško delo izvajati na podlagi regulativnih dokumentov - posebej razvitih navodil, ki jih preveri pravna služba in odobri vodja podjetja. To navodilo ni le priročnik, temveč tudi dokument, ki je obvezen za izvedbo, zato ga morajo vse zainteresirane osebe seznaniti s podpisom.
Oblike dokumentov, v skladu s katerimi podjetje opravlja svoje dejavnosti, morajo biti standardizirane. Sestava podrobnosti, ki jih je treba navesti na obrazcih, je določena v skladu z GOST R 6.30-2003 „Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za papirologijo . Isti standard določa tudi zahteve za oblikovanje poslovne in upravne dokumentacije.
