Potreba po občasnem pošiljanju zaposlenih se pojavi v vsaki organizaciji. Vse informacije o tem, kako poslati zaposlene na službeno potovanje, kakšna jamstva jim zagotoviti in kako knjižiti potne stroške v računovodstvu, boste našli v TC in v davčnem zakoniku. Na njihovi podlagi pripravijo interno uredbo o poslovnih potovanjih. Uredbo priložite kolektivni pogodbi ali jo uporabite kot samostojni normativni akt.
Navodila
Korak 1
Uredba naj vsebuje splošne podatke o službenem potovanju, postopku pošiljanja na službeno potovanje, postopku pretoka dokumentov, postopku plačila nadomestila za službena potovanja in drugih socialnih jamstvih. V določbo vključite seznam členov, norme potnih stroškov, pogoje za njihovo priznanje.
2. korak
Določite, kdo mora upoštevati določbe pravilnika, koga ne zadevajo, saj na službeno potovanje ne morete poslati državljanov, s katerimi delodajalec nima delovnih razmerij, in zaposlenih, ki imajo ugodnosti.
Rok službenega potovanja v zadnjem času ni omejen. Dejstvo službenega potovanja bi se moralo odražati v nalogu ali odredbi o napotitvi zaposlenega na službeno potovanje. Potni nalog dopolnite s potno nalogo, v kateri na kratko opišete naloge, ki jih mora opraviti napoteni delavec. V nalogi navedite razdelek, ki je namenjen poročilu zaposlenega o izvrševanju naloge.
3. korak
Izdajte potni list, ki vsebuje podatke o času, ki ga je delavec preživel na službenem potovanju. Tam se naredijo oznake o odhodu in prihodu zaposlenega, na podlagi katerih se izračuna dnevnica, določijo se podatki o časovnem listu. Upoštevajte, da se potni list ne izda, če se delavec na dan odhoda vrne s službenega potovanja. To omenite v uredbi.
4. korak
Navedite, kateri dokumenti bodo odražali višjo silo. Dejstvo odhoda na službeno potovanje in njihovega prihoda iz drugih organizacij zabeležite v posebne revije v skladu z odstavkom 2 navodil. Če se odločite za opustitev vzdrževanja posebnih revij, to zapišite v pravilnik.
5. korak
Vsekakor določite postopek in roke za oddajo potovalnih poročil. Po vrnitvi je delavec dolžan vodji poročati o izpolnitvi, neizpolnitvi z navedbo razlogov za proizvodno nalogo. Oblika poročila z regulativnimi dokumenti ni strogo urejena, dovolj je le kratek vpis v posebno polje.
