Na koncu seje je treba sestaviti protokol, ki bo določil dnevni red seje, sprejete odločitve, pogoje, pod katerimi se bodo izvajali itd. Pomembno je, da se zapisnik sestavi takoj po sestanku. in ne odlagajte "za pozneje." Dobro je, če lahko poklicna tajnica vodi zapisnik. V nasprotnem primeru pa to lahko storijo tudi druge osebe, ki poznajo določena pravila vodenja zapisnikov sej.
Navodila
Korak 1
Oseba, ki vodi zapisnik seje, se mora zavedati vseh odločitev preteklih sestankov, da bi razumela logiko sprejetih odločitev. Če na sestanku beležite zapisnike, si vzemite kopije zapisnikov več prejšnjih sestankov. Na seji takoj dokumentirajte točke dnevnega reda.
2. korak
Zraven vsake točke dnevnega reda zapišite vse misli, izražene med sestankom. To je mogoče storiti na kratko, ker se zapisniki ne bodo dokončali med sestankom, temveč po njem. Bistvo teh zapiskov je, da z njimi ne boste zgrešili niti ene pomembne izražene misli. Zapišite tudi imena tistih, ki spregovorijo, da se spomnite, kdo je kaj rekel in na katero temo. Pišite samo dejstva iz izjav, ne pa osebnih mnenj ali predpostavk.
3. korak
Sama izvedba protokola naj bi potekala takoj po sestanku, da se ne pozabi na pomembne točke ali da se evidence ne izgubijo. Zapisnik mora vsebovati kratek opis sestanka v poslovnem slogu. Če želite to narediti, uporabite posredni govor, napišite vse v preteklem času: "II Ivanov je zapisal, da …".
4. korak
Vsebina protokola mora biti sestavljena iz:
1. "zgornje meje", ki označujejo namen in datum sestanka, včasih tudi datum začetka sestanka;
2. seznami prisotnih in ne navzočih;
3. povzetek sprejetih odločitev - navedba pobudnikov teh odločitev.
