Odločitev katerega koli sestanka je pravno zavezujoča le, če je formalizirana v zapisniku. Zapisniki starševskih sestankov, sestankov lastnikov stanovanj ali delničarjev se seveda vsebinsko razlikujejo, vendar so zahteve za obrazec vedno približno enake.
Napišite na osnutek
Med sestankom ni vedno priročno tipkati v računalnik, zato lahko zapisnik najprej zapišemo v osnutek. Nekatere podatke lahko vnesete pred začetkom sestanka. Zgoraj napišite besedo "Zapisnik", tik spodaj - ime sestanka in datum. Še nižje na levi strani napišite besedo "Prisotni". Če naj bi se odločitev sprejela s kvalificirano ali navadno večino seznama, navedite, koliko ljudi bi moralo biti prisotnih. To je pomembno na primer, ko gre za sestanek lastnikov stanovanj, ki se morajo odločiti o načinu upravljanja hiše, zbiranju denarja za večja popravila itd. Spodaj napišite svoj dnevni red. Če nameravate razpravljati o vprašanjih, ki jih še ne poznate, dodajte postavko "Razno". V nekaterih primerih je treba določiti rok.
Po začetku sestanka
Zapišite, koliko ljudi je prisotnih in koliko jih mora biti. Pod dnevni red napišite besedo »Poslušano« in postavite dvopičje. Točko za točko zapišite vprašanja, imena govorcev in povzetek govorov. Govorniki bodo morda pozvani, da svoje govore oddajo vnaprej. V zapisnik zapišite vprašanja vsakemu voditelju in odgovore. Kar zadeva rešitve, jih je mogoče vnesti po vsakem vprašanju ali kot en blok na dnu protokola. Navedite, koliko ljudi je glasovalo "za", "proti", koliko vzdržanih. Pod sklepi napišite imena predsednika in tajnika ter vnesite datum. V nekaterih primerih je treba navesti imena vseh članov predsedstva.
Vnesite besedilo v računalnik
Ko tipka v računalniku, tajnica običajno ureja besedilo. Poskusite ga urediti, da ne bo razbil pomena. To še posebej velja za odločitve. Enotnega obrazca za registracijo protokolov ni, vendar običajno veljajo naslednja pravila:
- besedilo je vtipkano v velikosti 14 točk z enim ali enim in pol intervalom;
- poravnava glavnega besedila - na obeh straneh;
- poravnava naslova - na sredini, število udeležencev - desno;
- odstavki se začnejo z rdečo črto.
Vnesite besedilo, ne pozabite pustiti prostora za podpise predsednika in sekretarja ter dati prepise podpisov. Datum navedite na dnu. Natisnite zapisnik in naj ga podpišeta predsednik in tajnik. Obstajajo primeri, ko je seja v odsotnosti. V tem primeru besedila govorov niso napisana. Preostali del protokola je sestavljen na enak način.
