Rezultati sestankov zahtevajo dokumentarno snemanje v obliki zapisnika. Pri pripravi tega dokumenta je pomembno, da odražate glavno točko razprave in predstavite celotno razpravo čim bolj jedrnato.
Zapisnik po sestanku sestavi sekretar seje, ki mora med razpravo zapisati ali voditi diktafonsko evidenco. Druga možnost je najbolj optimalna za reševanje morebitnih sporov.
Vizualno je dokument sestavljen iz naslednjih delov:
- splošne informacije;
- dnevni red seje;
- razprava in sprejete odločitve.
Splošne informacije
Ta sklop informacij vključuje naslov, kraj (mesto, datum, čas sestanka), seznam prisotnih oseb. Naslov srečanja je naslov. Na primer sestanek delovne skupine za kadrovska vprašanja. Datum in ura označujeta podatke o neposrednem sestanku in ne o datumu podpisa protokola.
Če sestanek vodi stalna struktura (komisija, delovna skupina itd.), Potem splošni podatki navajajo polno ime stalnega predsednika in tajnika seje.
Pri sestavljanju seznama prisotnih je treba navesti imena delovnih mest in delovnih mest povabljenih. Ta blok informacij se začne z besedo "Present". V primeru, da seja predvideva glasovanje, so prisotni v zapisniku razdeljeni v dve skupini - z volilno pravico in brez pravice sodelovanja pri glasovanju.
Dnevni red sestanka
Dnevni red seje se oblikuje pred sejo. Vendar obstajajo izjeme, na primer - pri nujnih sestankih. V tem bloku so navedena vprašanja sestanka brez navedbe govorcev in časovne omejitve za poročila. Tudi če je seja sklicana za razpravo o enem vprašanju, to ni vključeno v naslov dokumenta, ampak je sestavljeno v obliki dnevnega reda.
Glede na rok za govor lahko predstavljeni dnevni red samodejno potrdi ali predsednik da na glasovanje. V tem primeru se razprava začne z vprašanjem odobritve dnevnega reda seje. Če ni ugovorov, je v zapisniku tak sklep formaliziran na naslednji način: "Vprašanje o dogovoru o dnevnem redu je bilo dano na glasovanje." Rezultati glasovanja v obliki: "Glasovalo: za - (število glasov), proti - ne, vzdržani - ne."
Razprava in odločanje
Največji sklop vprašanj je rezerviran za odsev poteka razprave. Vsako vprašanje na dnevnem redu je uvrščeno v ločen blok, začenši z besedilom z dnevnega reda. Sledi potek poročila, ki je sestavljeno v naslednji obliki: »Poslušano: (polno ime govorca)«. Izkušeni prepisovalci priporočajo, naj govorov ne prepisujejo, temveč pustijo splošni pomen, ki ga lahko izrazimo v več stavkih. Če je pomembno ohraniti pomen večine poročila, lahko v prilogi k protokolu navedete teze govora ali odlomke iz predstavitve, pri čemer se v besedilu dokumenta sklicujete nanj.
Enako velja za razmislek o poteku razprave. Če se več govornikov drži istega stališča, se lahko njihovi govori formalizirajo v naslednji obliki: »Govorniki (polna imena govorcev), ki so podprli mnenje govorca«.
Kot rezultat vsakega vprašanja je treba oblikovati rešitev. Pripraviti ga je treba vnaprej v osnutkih sklepov ali pa ga med razpravo oblikujejo sami udeleženci. Odločitve se sprejemajo v obliki posebnih formulacij, ki morajo biti predstavljene nedvoumno in natančno. Odločitve o zgolj informativnih govorih lahko udeleženci sestanka upoštevajo.
Če je na sestanku predvideno glasovanje, morajo zapisniki po vsaki številki vsebovati rezultate: „Odločitev je bila sprejeta soglasno“, „Odločitev je bila sprejeta z večino glasov“, „Odločitev ni bila sprejeta.“Treba je podati podobne opombe. v primerih, ko so vprašanja odstranjena iz razprave, prestavljena na drugo sejo ali neobravnavana zaradi odsotnosti govornika.
Na koncu zapisnik podpišeta predsedujoči in tajnik ter ga po potrebi overi pečat organizacije, ki je sklicala sejo.
