Pomembne odločitve, sprejete na sestanku, sestanku ali sestanku, je treba zapisati v zapisnik, da se lahko sprejmejo v izvršitev. Če želite to narediti, je najprej treba pravilno sestaviti protokol, pri čemer bodite zelo pozorni tako na obliko kot na vsebino dokumenta. Kljub pomanjkanju ene same oblike je tu nekaj posebnosti.
Navodila
Korak 1
Pripravite A4 liste papirja ali zaznamke podjetja (za notranje dokumente). Tako vam ne bo treba ročno vnašati vseh podrobnosti (ime organizacije, naslov itd.). V zgornjo sredino lista takoj napišite ime »Minute«, pod njim pa z manjšim tiskom na kratko opišite bistvo - glavno temo sestanka. Navedite datum in kraj dogodka. Zdaj začnite izpolnjevati obvezni uvodni del, ki zadeva seznam udeležencev sestanka, ki so neposredno vključeni v sprejemanje splošnih odločitev.
2. korak
Na začetku napišite priimek, ime, zaimek in mesto vodje (predsednika seje). V isti obliki navedite podatke tajnika, ki vodi zapisnik seje. Nadalje v razdelku »Prisotni« navedite vse, ki so sodelovali na sestanku (polno ime, položaj). V primeru večjega števila udeležencev, katerih seznam ne bo ustrezal strani, navedite skupno število udeležencev, pri čemer celoten seznam priložite ločenemu dokumentu. Na koncu protokola v razdelku "Dodatek" ne pozabite povezati do njega. Postavite razdelek »Dnevni red« kot naslednji blok v zapisniku. Tukaj na oštevilčenem seznamu navedite vsa vprašanja za ta sestanek.
3. korak
Vsebino protokola izpolnite v skladu z vrstnim redom, navedenim na dnevnem redu. Vsak odstavek mora vsebovati tri razdelke. V prvem (»Poslušano«) navedite besedila poročil in obvezno navedite imena in začetnice ter položaje govorcev. V razdelku »Govorci« v podobni obliki navedite druge udeležence sestanka, ki so sprejeli besedo med razpravo. V naslednjem oddelku z naslovom „Odločeno“navedite odločitve, sprejete med zaslišanjem, navedite število glasov „proti“, „za“ali „vzdržani“. Nato dajte podpise predsednika in tajnika sestanka.
