Odprto pismo je zvrst uradnega poslovnega novinarstva, ki obstaja na stičišču informativnih publikacij in poslovnega pisanja. Odprta pisma imajo številne slogovne značilnosti, ki se jih mora izvajalec zavedati.
Odprto pismo - razlike od običajnega pisma
Motijo se tisti, ki menijo, da so kakršni koli pozivi, objavljeni v medijih, odprta pisma. Odprto pismo se bistveno razlikuje od članka, informativnega lista in kolumnističnega stolpca. Gradivo temelji na pozivu k poenotenju stališč, ukrepanju ali preprosto obveščanju javnosti o informacijah, ki niso zajete v medijih.
Odprta pisma se pogosto uporabljajo za reševanje vprašanj, ki so v pristojnosti državnih organov, poslovnih struktur itd. Javni poziv nadzornikov in mnenjskih voditeljev omogoča, da se postopek reševanja problema prenese iz birokratskih pisarn in ozkih poslovnih krogov. v javno ravnino.
Individualna ali kolektivna ustvarjalnost?
Javno pismo lahko napišete v imenu enega samega avtorja ali skupine podpisnikov. In če je v prvem primeru dovolj, da izvajalec ugotovi stališče enega informatorja, potem bo drugi zahteval ustanovitev uredniškega odbora.
Najpogosteje uredništvo sestavljajo pobudniki za pripravo odprtega pisma, svetovalci in podpisniki dokumenta. Izvajalec mora najprej zbrati mnenja vsakega avtorja, skladno združiti vsa stališča v en dokument in se nato dogovoriti o končnem gradivu.
Pogosto se ta postopek s časom znatno podaljša, zato je naloga uredništva, da osnutek odprtega pisma na vsaki seji obravnava čim bolj objektivno. Mimogrede, sestankov uredniškega odbora ni treba organizirati osebno - dovolj je, da pošljemo osnutek pritožbe in zberemo mnenja vseh članov delovne skupine.
Tehnika pisanja
Odvisno od razloga za javni nagovor se slog odprtega pisma lahko razlikuje od osnutka do informacij in pojasnil. Podpisniki dokumenta bi se morali vnaprej odločiti o ciljih priprave dokumenta.
Če je namen odprtega pisma pritegniti pozornost javnosti na problem in naslovniki pisma na koncu niso le mnenjski voditelji, ampak tudi prebivalstvo, je treba v dokument čim bolj jedrnato vključiti socialno komponento. Na primer, ko opisujemo problem lobiranja na farmacevtskem trgu, je boljše ponazoriti poziv uradnikom s primeri resnične škode za interese potrošnikov.
Bolje je, da visoko specializirana vprašanja, ki jih navadni ljudje težko razumejo, dopolnimo s posebnimi informativnimi razlagami. Ne smejo jih zanemarjati, tudi če je prejemnik težavo seznanjen. Torej, na primer pri problemu pomanjkanja strokovnega znanja o projektni dokumentaciji za določene vrste gradbenih del je treba dati pripombo, ki pojasnjuje, zakaj je to pomembno za prebivalstvo.
Pisanje je prvi korak k dialogu
V nadaljevanju razprav o vprašanjih ciljev avtorji pisma ne smejo pozabiti, da je odprto pismo nekakšno povabilo k javni razpravi o tem vprašanju. Za to morajo avtorji dokumenta najprej dokazati svojo usposobljenost in strokovno presojo. Pomembno je, da se v gradivu izognemo napačnim interpretacijam, popačenim izrazom in seveda slovničnim napakam. Neprevidnost pri pripravi odprtega pisma obljublja, da se bo obrnila proti njihovim avtorjem - mediji in javnost lahko podpisnike obravnavajo kot nesposobne ali pa pritožbo preprosto ignorirajo.
Objavljanje odprtega pisma
Ko pismo preide v končno različico in ga v celoti odobrijo vsi podpisniki, ga je treba objaviti. Najpogostejša spletna mesta za objavljanje odprtih pisem so mediji, različna spletna mesta in širok nabor prejemnikov poštnih seznamov. Pomembno je razmisliti o možnosti distribucije pisma, tako da dobi želeno resonanco.
Pri objavljanju v medijih je treba upoštevati bralstvo, naklado (če gre za časopis ali revijo), pa tudi možnost nekomercialnega objavljanja. Brezplačno objavljanje je pomembno ne le iz ekonomskih razlogov. Podpisi "Oglaševanje" ali "Komercialno" lahko posredno zmanjšajo zaupanje javnosti v argumente v odprtem pismu. Bralec je bolj verjetno, da bo zaupal gradivom, ki jih objavlja brezplačno ali jih je napisala uredniška ekipa.
Izvirno odprto pismo s podpisi, dohodno številko prejemnika in datumom je treba pri distribuciji gradiva optično prebrati in priložiti glasilu, da bodo mediji prepričani o verodostojnosti dokumenta.
