Obstaja tak koncept "poslovnih običajev". Po tej obsežni definiciji - vse tradicije, sprejete v okolju uradnih poslovnih odnosov. Uradna korespondenca ostaja eden glavnih mehanizmov poslovnega sodelovanja. Uradniki, poslovneži in javne organizacije komunicirajo s sporočili, pripravljenimi v skladu s splošnimi pravili.
Razlog za pisanje
Ne glede na to, kako dolgočasna in nepomembna se zdi pripravljalna faza priprave uradne pritožbe, je ni mogoče zanemariti. Razlog za pripravo dokumenta mora biti jasno oblikovan.
Pred sestavljanjem uradnega pisma je pomembno natančno določiti naslovnika. Po določitvi vsebine sporočila je treba preveriti, ali to vprašanje spada v pristojnost naslovnika. Če dvomite, je vprašanje pristojnosti bolje preučiti v predpisih in drugih normativnih dokumentih organizacije.
Vrsta zahteve
Po določitvi teme in naslovnika razmislite o vrsti pritožbe.
Po potrebi je treba napisati uradno pismo:
- Obvestite naslovnika. Najpogosteje se glasila pošiljajo od prejemnikov na nižji ravni do prejemnikov na višji ravni;
- Na naslovnika se obrnite s testom, ki pomeni nadaljnja dejanja z njegove strani. Tako se obrnejo bodisi na nadrejeno osebo bodisi na enakovrednega položaja;
- Dajte nalogo. Ta vrsta naslova je primerna samo za naslavljanje podrejenega.
Posamezniki, ki se obrnejo na organe, podjetja ali druge strukture, najpogosteje uporabljajo obliko prošnje.
Oblika uradne pritožbe
Zaradi zaostrenih pogojev uradno-poslovnega sodelovanja pritožbe niso nižje od vsebine. Da bo pismo prišlo do naslovnika in se ne bo izgubilo v labirintih pisarne, mora biti sestavljeno po vseh pravilih.
Organizacije sestavijo pisma na uradne pisemske glave, dodelijo odhodno številko in navedejo datum. Za takojšnjo razjasnitev pritožbenih vprašanj je pomembno navesti polno ime in kontaktne podatke izvajalca. Pojavijo se na zadnjem listu črke v nogi.
Posamezniki sestavijo prijave na prazne liste A4 v strojno napisani obliki in v redkih primerih v ročni obliki.
Za organizacije sta v naslovu pritožbe navedena samo položaj in ime naslovnika, tj. podatki o avtorju pritožbe in kontaktni podatki so navedeni na uradnem obrazcu. Posamezniki bodo morali glavo dopolniti s svojimi podatki, vključno s kontaktno telefonsko številko in naslovom, na katerega je treba poslati odgovor.
Na levi so navedene podrobnosti pisma, pod besedilom teme pritožbe: "O nagrajevanju", "O zagotavljanju informacij", "O osebnem srečanju" itd.
Slog uradne pritožbe
Uradni poslovni slog se uporablja za sestavljanje uradnih pisem. Glavna načela tega sloga so doslednost, nedvoumnost in jasnost predstavitve. V poslovni korespondenci so pogovorne formulacije, uporaba domačih besed, da o psovkah in psovkah sploh ne govorimo, nesprejemljivi. Tudi najbolj moteči dogodki v uradni korespondenci bi morali biti predstavljeni v nevtralnem tonu brez čustvene barve.
Dobra praksa je slediti jasni in logični strukturi stavkov in odstavkov. To bralcu močno poenostavi zaznavanje informacij.
Struktura uradne pritožbe
Uradno pismo se začne s pritožbo: ". Sledi preambula, v kateri je treba odgovoriti na vprašanje: "Zakaj je napisana pritožba, v imenu koga in iz katerega razloga." To bi lahko izgledalo takole:
«».
«».
Po splošnem k posebnemu se uvede obrazložitveni del, ki odraža posebnosti. Če je pritožba napisana - kronološko bistvo spora. V vabilnih pismih obrazložitveni del vsebuje podatke o kraju, datumu in uri prireditve, njegovih organizatorjih in obliki sodelovanja naslovnika.
Vsaka uradna pritožba se konča z neposrednim navedbo zahteve. Na primer: ", ", " itd.
