Poslovna korespondenca je sestavni del mnogih proizvodnih procesov. Pomembno mesto v njej zasedajo odzivi na uradne pozive različnih organizacij, tudi nadzornih. Za takšna pisma je potreben uradni poslovni slog, ki je povsem sprejemljiv, poleg tega pa so bolj zaželeni birokratski zavoji. V njih ni prostora za čustva, tudi če so trditve, da je pritožba, ki ste jo prejeli, neprimerne.
Potrebno
- - Računalnik;
- - dostop do interneta ali tiskalnik;
- - dopisnica podjetja;
- - pošta, kurir ali osebni obisk v pisarni naslovnika (ne v vseh primerih);
- - besedilo pisma, na katerega odgovarjate.
Navodila
Korak 1
Uporabite zaznamke, da napišete svoj odgovor. Ne pozabite črki dodeliti odhodne številke, jo registrirati pri tajnici ali v pisarni in določiti datum.
2. korak
Odgovor naslovite na osebo, katere podpis je pod črko. Običajno predstavlja naslov in priimek z začetnicami. Poskusite ugotoviti njegovo ime in zaimek. Naredite to prek interneta ali telefonskega klica neposredno v organizacijo, od katere je pismo prišlo. Običajno so na dnu uradnega pisma navedeni priimek izvajalca in njegova telefonska številka. Te informacije bodo koristne za nadaljnjo interakcijo, če se bo pojavila potreba. Odgovor pa naj bo usmerjen na ime osebe, katere podpis je pod pritožbo, ki je prišla k vam. Njegove začetnice so dovolj v "glavi" odgovora. A pismo se mora začeti z naslovom po imenu in odimku: "Dragi Ivan Ivanovič!"
3. korak
Na samem začetku odgovora navedite izhodne podatke pisma. Običajno uradne pritožbe vsebujejo odhodno številko, datum je obvezen. Splošno sprejeto besedilo prvega stavka: "Kot odgovor na vaše pismo (pritožba, zahtevek za informacije, zahtevek, pritožba - odvisno od situacije) št. lahko) poroča naslednje."
4. korak
Nato odgovorite na vprašanja, ki jih vsebuje pismo, v enakem vrstnem redu, kot so navedena v njem.
5. korak
Če so po vašem mnenju kakršni koli zahtevki ali zahtevki, ki jih je avtor pisma vložil do vas osebno ali do vaše organizacije, nezakoniti, navedite, da jih ni mogoče izpolniti, in obrazložite razlog, pri čemer se sklicujete na določbe veljavne zakonodaje, ki v vašem mnenje, nasprotujejo.
6. korak
Na koncu odgovora uporabite besedno zvezo "Lep pozdrav". To boste morali storiti, tudi če menite, da naslovnik ni vreden spoštovanja. Vendar tega mnenja ni treba izkazovati. Ne pozabite vključiti tudi svojega naslova, priimka in začetnic. Če oddajate odgovor v papirni obliki, pod njim podpišite svoj podpis.
