V dobi računalniške tehnologije partnerji vedno bolj komunicirajo na daljavo, raje ne izgubljajo časa za osebna srečanja in pogajanja. Zato ni presenetljivo, da delovno dopisovanje ni tako majhnega pomena v življenju sodobnega managerja. Uresničevanje pravil je naloga vsakega pisarniškega delavca.
Navodila
Korak 1
Če morate v službi komunicirati s strankami ali dobavitelji, potem morate seveda pogosto pisati uradna pisma. To ni tako enostavno, kot se zdi na prvi pogled: poslovna korespondenca je polna številnih pasti, ki jih je treba zaobiti, da bi ohranili svoj sloves kompetentnega partnerja. Če tečaja poslovne korespondence ni mogoče opraviti, upoštevajte spodnja pravila.
2. korak
Uradno pismo mora biti registrirano. Naredite to, preden jo začnete sestavljati, in postavite številko v prostor, ki je zanj predviden (običajno v zgornjem levem kotu, pod logotipom podjetja, če obstaja). V zgornjem desnem kotu navedite naslovnika. Začnite z naslovom, nato vnesite priimek (ali priimke, če je pismo namenjeno več osebam). Položaji naj bodo navedeni v hierarhičnem vrstnem redu, tj. najprej pride na primer direktor, nato njegov namestnik, nato šefi služb in oddelkov.
Pod imeni naslovnikov navedite naslov in ime pošiljatelja. Ne pozabite: v tem primeru se predlog "od" ne uporablja; to je ena najpogostejših napak! Nato navedite zadevo pisma in datum, ko je bilo sestavljeno. Predmet pisma naj bo jasno, o čem bo govoril ta dokument; jasno in jasno navedite.
3. korak
Besedilo pisma se začne s pritožbo. Če je naslovljen na eno osebo, se prijavite z imenom in nadimkom ali pa s priimkom: "Spoštovani gospod Ivanov." V nobenem primeru ne dovolite seznanitve s pismom, tudi če ste osebno seznanjeni z naslovnikom in ste z njim v zvezi "na kratki nogi". Ne pozabite, da je to uradni dokument, ki ga je treba vložiti v arhiv in ga je mogoče uporabiti pri delu tudi nekaj let kasneje.
Samo besedilo pisma mora biti jasno in razumljivo. Ne širite "misli po drevesu", ne napolnite pisma z nepotrebnimi podrobnostmi, ne navajajte dobro znanih dejstev. Nič ni bolj nadležno kot izguba časa z branjem dokumenta, katerega celoten pomen bi lahko dal v 4 stavke, vendar morate prebrati 4 liste. Predloge oblikujte na kratko in razumljivo, če potrebujete pojasnila, jih dajte v obliki priloge in priložite pismu.
