Vse organizacije imajo kadrovske dokumente. Sklepajo se z namenom ureditve delovnih razmerij z zaposlenimi. Vsaka revizija se začne s preverjanjem te dokumentacije, zato je zelo pomembno, da jo pravilno oblikujete.
Navodila
Korak 1
Glavna stvar je, da se pri sestavljanju katerega koli kadrovskega dokumenta vodite različni zakoni, navodila in drugi predpisi. Kršitev kakršnih koli pravil vodi do različnih sankcij.
2. korak
Dokumente sestavi po objavi odredbe vodja organizacije. Na podlagi vseh osebnih dokumentov zaposlenega se izpolnijo obrazci, na primer pogodba o zaposlitvi.
3. korak
Pri zaposlovanju mora kadrovski delavec odstraniti kopije vseh dokumentov in jih vložiti v osebni spis zaposlenega. V prihodnje lahko tej mapi dodate tudi dokumente, na primer prošnjo za dopust. Treba je povedati, da vodenje osebne mape za zasebna podjetja ni potrebno.
4. korak
Naredite tudi popis vseh dokumentov, ki so na voljo v osebni mapi, ki naj bodo v kronološkem vrstnem redu in vsebujejo serijske številke.
5. korak
Vse spremembe osebnih datotek se izvedejo na podlagi prijave samega zaposlenega in glede na priložene kopije, na primer v primeru spremembe priimka - potrdila o zakonski zvezi (razpustitvi). Hkrati starih dokumentov ni mogoče reciklirati, ti morajo ostati v osebni dokumentaciji zaposlenega.
6. korak
Na naslovnici osebne datoteke so navedeni podatki o zaposlenem, in sicer: priimek, ime, zaimek in serijska številka osebne datoteke. Potem je vpisan v poseben register osebnih zadev.
7. korak
Ne pozabite, da je treba osebne datoteke, pa tudi dokumente zaposlenih, hraniti na varnem ali drugem varnem mestu. Odgovornost za to bi morali nositi kadrovski delavci, ki so imenovani z odredbo vodje.
8. korak
Upoštevati je treba tudi, da se osebni spisi ne prenašajo na zaposlene same in jih je mogoče preučiti le v prisotnosti odgovorne osebe.
