Trenutno nobeno resno podjetje ne more brez poslovne korespondence, zato je obvladovanje njegovih veščin izjemno pomembno v sodobni družbi. Poleg tega so ta znanja potrebna ne samo lastnikom podjetij, ampak tudi običajnim zaposlenim, ki se lahko dopisujejo s partnerji podjetja.
Navodila
Korak 1
Osredotočite se na namen dopisovanja in se ga držite v pismu. Da bi to naredili, je najprej treba razumeti, da vsaka komunikacija zasleduje potrebo po obveščanju sogovornika ali njegovih prepričanj. Glede na določeno situacijo lahko poudarek premaknemo na eno stran.
2. korak
Ustvarite pozitivno poslovno podobo v očeh sogovornika. V nobenem primeru tega koraka ne smemo zanemariti ali obravnavati malomarno, saj bo oblikovan odnos do pošiljatelja pisma po celo bežnem branju še dolgo ostal v spominu naslovnika. Na poslovno podobo pisma vpliva šest glavnih meril, kot so: pravilna izbira teme pisma, odzivni čas na pismo, pravilna osebna pritožba, izražanje hvaležnosti za branje pisma, končanje črke na pozitivna opomba in pravilen podpis pošiljatelja.
3. korak
V pismu oblikujte odnos zveste stranke do sebe ali svojega podjetja. Tržniki trdijo, da približno 80% dobička podjetja prihaja od njegovih rednih strank, zato je treba njihove zahteve obravnavati s posebno skrbnostjo. Da bi povečali zvestobo rednih strank, morate v pismu nadzorovati naslednje tri točke: bodite pozorni na potrebe stranke, uporabite besedišče naslovnika v besedilu pisma in upoštevajte logiko naslovnika. Šele ko se približa stranki, bo pošiljatelj lahko v celoti zadovoljil njene želje.
4. korak
Črko razdelite na pomenske sestavine. V tem primeru bo naslovniku zvenelo bolj prepričljivo. Takšne komponente so tri: informacije o tem, kaj pošiljatelj ponuja, jasno sporočilo o tem, kako bo naslovnik imel koristi, in prepričljivi argumenti, ki dokazujejo glavne točke pisma.
5. korak
Sestavite stavke tako, da jasno ustrezajo normam jezika, v katerem so napisani. Ta črkovalna lastnost vpliva na človekovo dojemanje informacij. Člane stavka razporedite v najpreprostejšem sprejetem vrstnem redu za določen jezik. Sami stavki naj bodo kratki in lahko razumljivi. Med odstavki postavite dodatne presledke, da bo bralec lažje razumel informacije.
