Dejavnosti mnogih podjetij so povezana s sklenitvijo pogodb za dobavo blaga, nakup surovin in komponent. Vsako podjetje sklepa pogodbe z zaposlenimi. Za lažjo uporabo dokumentacije je razširjena praksa vodenja najrazličnejših računovodskih dnevnikov. V takšni reviji je primerno na primer zabeležiti kronologijo gibanja posameznih dokumentov in podrobnosti pogodb.
Potrebno
- - dnevnik računovodstva pogodb;
- - pogodbe.
Navodila
Korak 1
Razviti obrazec za vodenje evidence pogodb. Odražati mora posebnosti podjetja in biti enostaven za uporabo. V velikem podjetju lahko takšno obliko revije odobrite s posebnim naročilom in jo dopolnite s priporočili za izpolnjevanje dokumentacije.
2. korak
Oblikujte naslovno stran revije. Sem vnesite ime dokumenta. Navedite ime podjetja in vse zahtevane podrobnosti. Vnesite datum začetka beleženja. V velikem podjetju je priporočljivo voditi ločen dnevnik pogodb za vsako strukturno enoto. Strani revije oštevilčite, po potrebi spenjajte in pritrdite pečat organizacije.
3. korak
Delovne strani revije razdelite v več stolpcev, katerih število bo določeno glede na vaše potrebe in posebnosti pogodb. Navedite stolpce za serijsko številko dokumenta, datum pogodbe in njen iztek. V ločenem stolpcu je kratka navedba predmeta naročila. V revijo vključite tudi osebe, odgovorne za izpolnjevanje pogodbenih obveznosti.
4. korak
Če menite, da bo elektronska oblika revije bolj primerna, razvite svoj programski izdelek za snemanje pogodb ali to delo naročite pri specializirani organizaciji. V nekaterih primerih lahko za ta namen uporabite program za preglednice Microsoft Excel.
5. korak
Določite uradnika, ki bo odgovoren za vodenje dnevnika. Običajno je ta oseba uslužbenec kadrovske službe podjetja ali uslužbenec pravne službe.
6. korak
Uveljavite pravilo, da sistematično vodite evidenco pogodb in neprekinjeno odražate dokumentacijo v njem in ne od primera do primera. To bo vodstvu podjetja omogočilo celovito sliko procesov, ki se odvijajo v podjetju, in priložnost za hitro krmarjenje po gostem toku dokumentacije.
