Za vzdrževanje osebnih podatkov zaposlenih nekateri delodajalci uporabljajo tako imenovane osebne datoteke. V skladu s 85. členom delovnega zakonika morajo uslužbenci prejemati, shranjevati in kombinirati podatke o vsakem zaposlenem. Za to je priporočljivo uporabljati take osebne datoteke. Kakšen je vrstni red njihove registracije?
Navodila
Korak 1
Najprej je treba pojasniti, da upravljanje osebnih datotek ni obvezen dokument za organizacije, če pa se odločite za njegovo uporabo, boste morali voditi pravila pisarniškega dela.
2. korak
Ko je zaposleni zaposlen, vodja izda naročilo (navodilo) v obrazcu št. T-1. Na podlagi tega dokumenta ustvarite osebno izkaznico za novega zaposlenega (obrazec št. T-2).
3. korak
Za izpolnitev tega obrazca potrebujete naslednje dokumente: potni list, delovno knjižico, potrdilo o registraciji (TIN), zavarovalno spričevalo, vojaško izkaznico (če obstaja), potrdilo ali diplomo in druge dokumente, na primer za voznika - vozniško dovoljenje, za kuharje - zdravstvena knjižica itd.
4. korak
Naredite kopije vseh zgoraj navedenih dokumentov in jih vložite v osebni spis v kronološkem vrstnem redu. Ta arhiv je shranjen v kadrovskem oddelku ali v računovodskem oddelku, vse spremembe pa izvajajo samo odgovorne osebe. Upoštevajte pa, da delovna knjižica ni vključena v osebno mapo, mora biti shranjena ločeno v sefu ali pod ključem. Odgovorne osebe za varnost teh dokumentov so imenovane z ločenim ukazom.
5. korak
Navedite vse dokumente v popisu, spremenite poseben stolpec "Priloge". Vsebuje tudi serijske številke dokumentov, število listov vsakega od njih in datum prejema.
6. korak
Nekateri dokumenti iz osebne mape so vprašalnik, avtobiografija, pisna pojasnila in morebitne izjave. Upoštevajte, da se arhiv ne prenese na zaposlenega samega in tudi če je potrebno, si lahko zaposleni ogleda osebni spis samo v prisotnosti odgovorne osebe.
7. korak
Ko je primer oblikovan, izpolnite naslovnico. Če želite to narediti, v sredino na sredino napišite serijsko številko tega arhiva, ime organizacije, položaj zaposlenega in njegovo polno ime.
