Vzdrževanje posebne dokumentacije je sestavni del kadrovske službe podjetja. Hkrati je osebna mapa obvezna za vsakega zaposlenega. V prihodnosti se osebne datoteke arhivirajo v posebne mape.
Potrebno
- - osebni dokumenti zaposlenega;
- - seznam dokumentov;
- - mapa za osebno datoteko.
Navodila
Korak 1
Začnite z registracijo osebne datoteke za zaposlenega takoj po zaposlitvi. Poenotenega obrazca za vložitev primera ni, zato ga lahko razvijete sami. Po potrebi ustvarite kopije potnega lista zaposlenega, potrdila o pokojninskem zavarovanju, potrdila TIN in drugih osebnih dokumentov, na primer zdravniškega spričevala in vozniškega dovoljenja.
2. korak
Oblikujte naslovnico za svojo osebno datoteko. Navedite ime svoje organizacije v skladu z ustanovnimi dokumenti, vnesite serijsko številko primera in datum njegove priprave. Zapišete lahko tudi trajanje pogodbe o zaposlitvi z zaposlenim. Pustite prostor za zapiske o odpovedi, premestitvi itd. Na sredino naslovnice vstavite priimek, ime in odimek zaposlenega v celoti, njegov položaj.
3. korak
Prva stran osebne mape naj vsebuje seznam razpoložljivih dokumentov zaposlenega. Najbolje je, da popis sestavite v elektronski obliki. Navedite ime pooblaščenega uslužbenca in datum popisa. Podatke o razpoložljivih dokumentih lahko daste v obliki tabele, pri čemer navedete njihovo število in vpišete potrebne opombe. Na dnu inventarja naj bodo podpisi sestavljavca in uslužbenca, za katerega se sestavlja osebna mapa. Za seznamom priložite kopije obstoječih dokumentov. Sledijo vsi dokumenti, povezani s potekom dela, na primer odredba o dopustu, dogovori o spremembah pogodbe o zaposlitvi itd.
4. korak
V arhiv shranite svojo osebno datoteko. Te dokumente mora hraniti kadrovski strokovnjak ali direktor podjetja z omejenim dostopom do podatkov. Zaposleni lahko prejmejo katerega koli dokumenta v osebni mapi po dogovoru z vodjo in na osebni potrdilu. Ko je uslužbenec odpuščen ali premeščen, se osebni spis prenese v poseben arhiv o nekdanjih zaposlenih v podjetju.
