Tajnik je pisarniški uslužbenec, katerega dolžnosti vključujejo sprejemanje telefonskih klicev, znanje dela z računalnikom, komunikacijo z ljudmi, vodenje poslovnih evidenc in še veliko več. Obstaja veliko mitov o poklicu tajnice - kaj pa je pravzaprav dobra tajnica?
Osnovne veščine
Za delo tajnice ni potrebna diploma visokošolskega zavoda - povsem dovolj so specializirani tečaji, kjer se bodoča tajnica nauči poslovne komunikacije in bontona, hitrega branja, pisarniškega dela, praktične psihologije, stenografije in tipkanja. Poleg tega tečaji poučujejo osnove dela v 1C in tudi uporabo mini ATS in pisarniške opreme. Brez vseh teh veščin tajnica ne more veljati za dobrega delavca.
Zelo pomembno je tudi, da dobra tajnica prefinjeno dojema psihologijo drugih ljudi in je odporna na različne obremenitve.
Ker je tajnik poslovna oseba podjetja, mora imeti prijeten videz, občutek za slog in dober okus. Brez sposobnosti lepega oblačenja, vedenja v družbi in kompetentnega govora tajnica med strankami podjetja, v katerem dela, ne bo mogla ustvariti dobrega vtisa - zato podoba podjetja ne bo na višini. Pravzaprav je glavna naloga dobrega tajnika, da učinkovito in uspešno organizira delo svojega šefa in celotne pisarne.
Značilnosti poklica
Mnogi verjamejo, da je naloga tajnice kuhati kavo, oddajati dokumente v podpis in odgovarjati na klice. To je zabloda - naloge tega poklica vključujejo nadzor dela recepcije, vodenje poslovne korespondence, udeležbo na raznih pisarniških dogodkih in dogodkih brez podružnic ter komuniciranje z živčnimi strankami. Poleg tega dobra tajnica pogosto služi kot vodja pisarne in celo psiholog, ki bo lahko ohladil situacijo v ekipi.
Pogosto izvršne sekretarje imenujejo "sivi kardinali", ker so sposobni nevidno vplivati na delo podjetja in odločitve šefa.
Ženske najpogosteje postanejo tajnice, saj so čustveno bolj prilagodljive in odporne. Poleg tega so bolj občutljivi - zajemanje razpoloženja šefa in ekipa pri njihovem delu zelo pomaga. Če je tajnica dovolj pametna in strokovna, se lahko upravnik obrne nanj po nasvet in ga posluša. Sekretar je tisti, ki lahko šefu olajša delo tako, da dobro organizira njegovo delovno mesto in pravočasno posreduje informacije, ki jih potrebuje. Hkrati tajnice nimajo karierne rasti, saj je dober izvršni pomočnik zlata vreden. Vendar pa tajnik posledično pridobi neprecenljive izkušnje in znanje o poslovnih procesih, kar mu lahko v prihodnosti pomaga pri začetku kariere v drugem poklicu.
