Vročilno pismo je pogost način obveščanja tretjih oseb po pošti. Uporablja se, kadar je treba imeti pisno potrditev prenosa pomembnih informacij partnerju ali kadar je nemogoče uporabiti druge vrste komunikacije. Ta dokument ima veliko različic, vendar obstajajo splošna pravila, ki jih je treba upoštevati pri pripravi takega pisma.
Potrebno
Pisemski list
Navodila
Korak 1
Za začetek dobite pisemsko glavo vaše organizacije, posebej zasnovano za ta pisma. Njegova glavna razlika od običajne pisemske glave je prisotnost poštnih podatkov skupaj z bančnimi podatki. Če v vašem podjetju ni tako, pripravite svojo različico. Tu postavite logotip in navedite ime organizacije, bančne podatke, poštni naslov, telefone, faks in e-pošto za komunikacijo.
2. korak
V zgornjem desnem kotu navedite naslovnika pisma (ime podjetja, poštni naslov, položaj, polno ime vodje). Če je pismo naslovljeno na več organizacij, so njihovi naslovi postavljeni drug za drugim, vendar največ štiri zapored in brez določitve voditeljev. Zdaj pojdite neposredno na besedilo pisma, saj ta dokument ne piše svojega imena (za razliko od aktov, beležk itd.). Namesto tega lahko na kratko navedete temo pisma, bistvo vaše pritožbe - "o zamudi s plačilom", "o spremembi pogojev" itd.
3. korak
Besedilo pisma mora biti v poslovnem slogu. Bistvo navedite čim krajše in natančneje, da se izognete zmedi pri posredovanju pomembnih informacij. Eno pismo mora obravnavati eno vprašanje. Ne poskušajte vseh težav med vami in partnerjem rešiti z enim pismom. Vsakega je treba obravnavati ločeno, saj so lahko različni izvajalci, poleg tega pa je to lahko pomembno v primeru sporov, ki zahtevajo odločitev na sodišču. V skladu s tem je najbolje, da obsega pisma ne prikazujete več kot ena stran.
4. korak
Na koncu navedite vse dodatne dokumente v razdelku Dodatki. Pustite mesto za podpis upravnika in v oklepajih razstavite njegov podpis (priimek, začetnice). Za komunikacijo navedite polno ime izvajalca in pisarniško telefonsko številko. Izvirni dokument podpišite pri svojem nadzorniku in pismo registrirajte pri sekretarju organizacije kot odhodni dokument.
