Sestanek je sestanek ozkega kroga pooblaščenih predstavnikov, vodilnih strokovnjakov, delovne skupine, namenjene reševanju nujnih vprašanj. To je miniaturno srečanje, zato ima srečanje svojega predsednika - osebo, ki ga bo vodila.
Navodila
Korak 1
Sestanek lahko poteka načrtovano z odobreno pravilnostjo ali pa se izvede spontano, za reševanje nakopičenih trenutnih vprašanj ali okoliščin višje farse. Vsekakor seji predseduje uradnik, uradno imenovan na to mesto. Dejansko sestanek poteka zato, da se strokovnjakom omogoči, da izrazijo svoje mnenje o določeni zadevi in sprejmejo kolegijsko odločitev.
2. korak
Obvestiti je treba vse, ki bi morali biti prisotni na sestanku, njegov dnevni red: temo in seznam vprašanj, o katerih je treba razpravljati, ter čas in kraj sestanka. To lahko storite s telefonskimi sporočili ali s pravnimi obvestili. Praviloma se določi sestava udeležencev sestankov, pooblaščenih za reševanje določenih vprašanj. Zato mora biti na seji sklepčnost, ki zagotavlja legitimnost odločitev, sprejetih na njej. Pred začetkom sestanka je treba izpolniti prijavni seznam udeležencev. Če je sklepčnost sklenjena, se lahko sestanek začne.
3. korak
Moderator sestanka naj ga odpre z uvodnim govorom, pri čemer navede temo in našteje vprašanja, ki jih je treba rešiti, ter zaključi sestanek in povzame njegov izid. Njegova pravica je, da da besedo naslednjemu govorniku, postavi vprašanja na glasovanje in objavi sprejete odločitve. Prav tako je dolžan vzdrževati red med izvajanjem sestanka in izdajati ukaze po vrstnem redu njegovega vodenja.
4. korak
Nesporna pravica voditelja je tudi prenehanje snemanja tistih, ki želijo spregovoriti, omejevanje časa njihovega govora in števila izjav o istem vprašanju. Če se kršijo vrstni red in pravila sestanka, lahko moderator prekine ali zaključi razpravo in zaključi ali prekine sejo.
5. korak
Med sestankom mora moderator zagotoviti izpolnitev protokola, ki je sestavljen med potekom in rezultati tega vodstvenega delovanja. Protokol je namenjen dokumentiranju in formalizaciji kolegijske razprave o sprejetih vprašanjih in odločitvah.
