Pri sestavljanju kadrovskih ukazov je treba biti zelo pozoren na njihov pravni pomen. Da so pravno zavezujoče, morajo vsebovati številne potrebne podrobnosti, vključno z registracijskim indeksom ali, z drugimi besedami, številko dokumenta. Pravila za registracijo naročil določa lokalni dokument zavoda, obstajajo pa tudi splošna pravila.
Navodila
Korak 1
Zaporedna številka naročila za osebje je tudi njegova registrska številka (indeks). Številčenje vseh ukazov (ukazov) za osebje je treba med pisarniškim letom voditi ločeno za vsako skupino upravnih dokumentov v posebnih obrazcih za registracijo.
Poslovno leto običajno sovpada s koledarskim letom (1. januarja - 31. decembra). So pa izjeme, na primer institucije za kulturo, izobraževanje itd., V katerih se pisarniško leto začne 1. septembra.
2. korak
Za začetek ločite vsa naročila v ločene skupine. Razdelite papirje glede na rok trajanja na dokumente za dolgoročno shranjevanje in dokumente za kratkotrajno shranjevanje.
V večjih organizacijah z velikim številom zaposlenih zaradi množice naročil z istim obdobjem skladiščenja izberite več skupin na homogeno temo.
Na primer, dokumente za dolgoročno hrambo lahko razdelimo v skupine: ukazi za sprejem, ukazi za odpustitev, ukazi za prenos. Papirje za kratkotrajno hrambo lahko razdelimo v serije: naročila za počitnice, naročila za službena potovanja.
V organizacijah z zelo velikim številom osebja je včasih treba razviti oznake ukazov za vsako kategorijo osebja.
3. korak
Nadalje registrirajte vsako od teh skupin naročil osebju v posebnih obrazcih. Kot obrazec za registracijo lahko uporabite dnevnik, registracijske in nadzorne kartice ali elektronski sistem za upravljanje dokumentov. Vsaka od teh oblik ima prednosti in slabosti.
Registracijske in kontrolne kartice ter elektronske omarice, ki se običajno podvajajo, so bolj priročne za organizacijo in iskanje. Dnevniki zagotavljajo večjo informacijsko varnost.
Obrazci za registracijo nimajo strogega standarda, vendar običajno vsebujejo naslednje podatke:
- datum;
- serijska številka naročila;
- kdo se je podpisal (položaj, priimek);
- povzetek naročila;
- osnova;
- izvajalec.
4. korak
Zdaj, da oštevilčite naročila po okvirjih, morate samo pogledati v ustrezen dnevnik in dokumentu dodeliti naslednji indeks.
