Sestanek ekipe je lahko učinkovit način za analizo različnih delovnih situacij, vključno s konfliktnimi situacijami. Javno razpravlja o spornih vprašanjih in sprejema odločitve, ki so za vsakega zaposlenega zavezujoče. Pred kolektivnim sestankom bi moralo biti veliko pripravljalnih del.
Navodila
Korak 1
Oblikujte glavno temo srečanja. Kolektivno srečanje je praviloma eno aktualno vprašanje. To je lahko na primer analiza dela organizacije v letu ali prehod na skrajšani delovni čas.
2. korak
Premislite o svojem dnevnem redu. Njene točke bodo posebna vprašanja, o katerih je treba razpravljati. Morala bi biti vsaj dva in ne več kot pet. Vprašanja razvrstite po padajočem pomenu. Če je tema sestanka precej široka, kot zadnjo točko dnevnega reda navedite »Razno«. Tu lahko nekoliko odstopite od glavne teme in razpravljate o majhnih težavah, ki trenutno skrbijo za ekipo.
3. korak
Pripravite zvočnike. O vsaki točki dnevnega reda seje mora govoriti pristojni uslužbenec, čigar mnenje v ekipi velja za avtoritativno. O prihajajočem poročilu ga opozorite 1-2 tedna vnaprej, da bo oseba lahko mirno razmislila o svojem sporočilu. 2-3 dni pred sestankom se pogovorite z vsakim govornikom, se prepričajte, da je besedilo njegovega govora pripravljeno in ustreza navedeni temi.
4. korak
Pripravite sejno sobo. Dobro je, če ima vaša organizacija zbornico ali drugo sejno sobo. V nasprotnem primeru uporabite največjo možno sobo. Na dan sestanka bo treba namestiti dovolj stolov ter priključiti in postaviti projektor, računalnik in mikrofon, če sploh. Za vsakega udeleženca sestanka se lahko vnaprej dogovorite tudi za posebne mape z dokumenti, o katerih se je treba pogovoriti.
5. korak
Vse zaposlene obvestite o datumu, uri in kraju sestanka. Uporabite enega od tradicionalnih načinov: objavite informacije na oglasni deski, pošljite e-pošto, pokličite vodje strukturnih oddelkov, osebno se pogovorite z vsakim zaposlenim. Vaša izbira bo odvisna od tradicije podjetja in števila zaposlenih.
6. korak
Pred začetkom sestanka registrirajte udeležence. Pozneje boste ta seznam priložili protokolu. Sejo začnite v času, ki je bil predviden in napovedan za zaposlene. Ne čakajte na zamudnike, pokažite pomembnost in resnost dogodka.
7. korak
Najavite glavno temo srečanja in vprašanja, ki bodo tam obravnavana. Prosite ekipo, naj izbere predsednika in tajnika za sestanek. Za predsednika je praviloma izvoljen vodja organizacije ali njegov namestnik, za tajnika pa referent ali vodja pisarne. Predsednik bo vodil sejo, vzdrževal red in upošteval pravila. Naloge tajnika vključujejo vodenje podrobnega protokola: snemanje govorov govornikov, vprašanj zanje, razprav in predlogov.
8. korak
Držite se uveljavljene govorne časovnice, sicer tvegate, da se bo vaš sestanek zavlekel do polnoči in se nikoli ne bo odločil. Slavnostni govorniki imajo praviloma na razpolago 15–20 minut, vendar ne več kot 30. Sogovorniki o sekundarnih vprašanjih bi morali biti v 10–15 minutah. Govor udeležencev iz občinstva je omejen na 2-3 minute. Na vprašanje lahko odgovorite največ 5 minut. Če je čas prekoračen, nas odločno opozorite na pravila.
9. korak
Ko je dnevni red sestanka urejen in ko imajo vsi govor, na kratko povzemite sestanek. Če so bile sprejete pomembne odločitve, je treba njihov osnutek na glas prebrati vsem prisotnim.
10. korak
V dveh dneh po sestanku morate pripraviti končno različico zapisnika in sprejetih odločitev. O zapisniku se mora dogovoriti in podpisati predsednik seje. Odločitve in roke za njihovo izvedbo opozorite na vse zaposlene, ki jih morajo uresničiti.
