Poslovna korespondenca ima značilnosti, ki jo ločujejo od zasebnih sporočil. Uradni slog komuniciranja, nagovarjanje po imenu in imeni, spoštovanje pravil črkovanja in ločila so osnova pravilnega poslovnega pisma.
Navodila
Korak 1
Pismo je bolje začeti z besedami "Dragi (i) …". Če morate stopiti v stik z osebo višjega ranga, se prepričajte, da to storite z imenom in imenom. Če v življenju enostavno komunicirate, morate ohraniti uradni ton v poslovni korespondenci. Če nenadoma pisma pridejo do izvršnega direktorja, bo neprijetno presenečen, ko bo videl pozdrav, kot "Hej, bratec."
2. korak
Ko nagovarjate eno osebo, pišite z veliko začetnico: vi, vi, vaši, vi itd. Več referenc je vedno z malimi črkami.
3. korak
Ton pisma naj bo resen in diskreten. Ne spuščajte se podrobno v podroben opis poteka dela, pišite do točke. Sogovorniku ne vzemite dragocenega časa s ponovitvijo podrobnosti, ki jih ne potrebuje.
4. korak
Pri pisanju uporabljajte standardne pisave in črno barvo. Mavrično obarvanega besedila ni enostavno prebrati. Če želite izpostaviti neko besedno zvezo, pred njo napišite "Opozarjam vas, da …".
5. korak
Ne uporabljajte čustvenih simbolov. Ustrezni so le v prijateljski korespondenci. Zanjo je bolje pustiti šaljiv ton in sleng izraze ("milo" - e-pošta, "programer" - programer itd.)
6. korak
Začnite svoje pismo z navedbo bistva težave. Šele nato zastavite vsa vprašanja.
7. korak
Poskusite vstaviti v 1/3 list A4 v dvanajsti pisavi. Zajetne črke je težko prebrati. Pogosto jih ne preberejo do konca ali pa preskočijo cele odstavke. Če želite pisati o veliko, razdelite informacije na več sporočil.
8. korak
Najboljši konec poslovnega pisma "Lep pozdrav, ime in priimek." Če komunicirate po e-pošti, obvezno napišite podpis, ki bo priložen vsem črkam. Moral bi biti:
- priimek, ime, če je potrebno - patronymic;
- položaj;
- Ime podjetja;
- naslov;
- telefon;
- dodatne informacije - slogan, želja itd., če to določa korporativni slog.
9. korak
Preverite ločila in črkovanje. Če niste prepričani v vejice, stavek sestavite drugače ali ga razdelite na dva. Bolje je sumljivo besedo nadomestiti s sopomenko.
